Rilevazione presenze nell'autotrasporto: quale software?

Un’azienda di autotrasporto o di logistica in Italia raramente risolve tutto con un unico programma. Di solito servono tre strumenti: il cronotachigrafo con un software di scarico e analisi per i tempi di guida, un gestionale paghe per il cedolino e una rilevazione presenze semplice e affidabile per magazzinieri, autisti in partenza dal deposito e personale che lavora su più piattaforme. SnapID Mark copre quest’ultima parte, insieme alle foto di consegna e dei danni con orario e posizione verificabili. Non sostituisce il tachigrafo né la telematica.

Il vero problema di chi fa trasporto e logistica

Chi gestisce una flotta con magazzino conosce la giornata tipo: autisti che partono alle quattro da depositi diversi, magazzinieri su turni, personale in somministrazione o di cooperative, padroncini e subvettori sull’ultimo miglio. Le difficoltà si ripetono:

Il lavoro non è solo guida. Carico, attese alla ribalta, controlli sul mezzo, documenti e rientro sono orario di lavoro. Il tachigrafo li registra solo se l’autista imposta correttamente le attività.
Contestazioni sulle ore. Straordinari, trasferte, notturni: senza registrazioni chiare si finisce a discutere a fine mese.
Prova di consegna e danni. “Non è mai arrivato” o “il bancale era rotto” costano tempo e soldi se manca una foto con data, ora e luogo attendibili.
Più sedi. Hub, piattaforme, magazzini dei clienti: un marcatempo a muro serve solo dove è installato.

Cosa prevedono le regole

Avvertenza: questa è una panoramica generale e non costituisce consulenza legale. Per il vostro caso rivolgetevi al consulente del lavoro, a un legale o alla vostra associazione di categoria.

Orario di lavoro. La disciplina generale è il D.Lgs. 66/2003. Per il personale viaggiante dell’autotrasporto esistono regole specifiche sull’orario di lavoro dei lavoratori mobili, che si affiancano ai tempi di guida e di riposo del Regolamento (CE) 561/2006 e all’obbligo del cronotachigrafo.
Registrazione delle presenze. Le ore lavorate, gli straordinari e le assenze vanno riportati nel Libro Unico del Lavoro. La Corte di giustizia UE nel 2019 (causa C-55/18) ha chiarito che i datori di lavoro devono predisporre un sistema per misurare l’orario giornaliero; il modo concreto di attuarla in Italia resta oggetto di discussione, quindi verificate lo stato attuale con il consulente.
Statuto dei Lavoratori, art. 4. Gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza richiedono in genere un accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato. Gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze ne sono esclusi, ma restano obbligatorie l’informativa adeguata ai lavoratori e il rispetto del GDPR.
Geolocalizzazione e privacy. Il Garante privacy si è espresso più volte sulla localizzazione di veicoli e dipendenti, chiedendo proporzionalità e trasparenza. Una posizione registrata solo al momento della timbratura è molto diversa da un tracciamento continuo.

Tradotto nella scelta del software: per gli autisti servono i dati del tachigrafo e una rilevazione presenze che copra anche magazzino, officina e tempo fuori dal camion. E conviene preferire uno strumento che rilevi la posizione solo quando serve.

I tipi di software e cosa risolvono

Tipo di software	Esempi noti	Risolve bene	Non risolve
Telematica e analisi tachigrafo	Webfleet, soluzioni dei produttori di tachigrafi	Posizione dei mezzi, tempi di guida e riposo, scarico carte conducente, infrazioni	Presenze dei magazzinieri, foto di consegna con valore di prova
Paghe e gestione del personale	Zucchetti, TeamSystem	Cedolini, LUL, ferie, maggiorazioni da CCNL	Prova di chi era dove e quando, sul posto
Marcatempo e terminali	Badge, impronta digitale, riconoscimento facciale	Timbratura veloce a un ingresso fisso	Più sedi senza terminale; la biometria è un dato particolarmente delicato
App di presenze con foto e GPS	SnapID Mark e simili	Timbratura con foto al deposito con geofence, POD, foto danni, controllo mezzo con targa	Paghe, tempi di guida, tracciamento in tempo reale, pianificazione viaggi

Per un confronto più dettagliato tra terminale e app: Rilevatore di impronte o app di presenze.

Dove si inserisce SnapID Mark in un’azienda di trasporti

SnapID Mark è un’app fotocamera per Android e iPhone con un sito di amministrazione per l’azienda. Ogni foto riceve un timbro con ora affidabile del server (non l’orologio del telefono), coordinate GPS, indirizzo, il logo aziendale, un codice SnapID e un QR code. Chiunque può verificare una foto pubblicamente, e le modifiche successive emergono grazie al controllo SHA-256.

Timbratura al deposito, all’hub e in magazzino

Sul sito di amministrazione create ogni deposito o piattaforma come sede con un raggio (da 20 m a 50 km). Autisti, magazzinieri e carrellisti timbrano entrata e uscita con una foto, fotocamera anteriore o posteriore, senza bisogno di selfie. Per ogni giorno vedete: puntuale, in ritardo, entrata mancante, uscita mancante, assente. Se lavorate su più sedi, la guida Presenze su più sedi entra nei dettagli.

Nessun segnale in fondo al capannone? La timbratura avviene comunque con l’ora corretta e la foto viene inviata appena torna la rete; i caricamenti molto in ritardo vengono segnalati. Le app che falsificano la posizione vengono rilevate e potete bloccare i telefoni con root.

Prova di consegna e foto dei danni

Alla consegna o allo scarico l’autista fotografa la merce, il carico fissato o il danno. Con i campi obbligatori del modello di timbro decidete cosa deve sempre esserci: numero ordine, DDT, targa. In caso di contestazione filtrate per ordine o autista e inviate il link di verifica. Cosa deve mostrare una buona foto è spiegato in Foto come prova di consegna.

Controllo del mezzo con la targa

Per il controllo prima della partenza create un modello con il campo obbligatorio targa: pneumatici, luci, carico, ammaccature. Non sostituisce le vostre procedure di manutenzione, ma vi dà foto con ora e luogo se poi qualcuno chiede in che stato era il mezzo al ritiro.

Cosa SnapID Mark non fa

Non è un cronotachigrafo e non analizza i tempi di guida.
Non è telematica e non traccia in continuo: la posizione viene registrata solo nel momento della foto.
Non elabora le paghe e non è un software HR: esportate il foglio presenze in Excel e lo passate al consulente o al gestionale paghe.
Non pianifica viaggi, non è un TMS e non ha API.

Checklist per scegliere

Copre tutto il personale, anche magazzino, officina e ufficio traffico, non solo gli autisti?
Registra ogni giorno entrata, uscita e durata, con dati esportabili?
L’orario è affidabile e indipendente dall’orologio del telefono?
Funziona offline, ad esempio nei capannoni senza copertura?
La posizione è rilevata solo alla timbratura o di continuo? È compatibile con l’art. 4 e con la vostra informativa?
Potete rendere obbligatori numero ordine o targa sulle foto di consegna?
Si possono aggiungere e bloccare velocemente subvettori e personale in somministrazione?
Come arrivano i dati al consulente del lavoro (Excel, CSV, integrazione)?

Avvio in cinque passi

Informativa e verifica art. 4 con il consulente, e confronto con le RSA/RSU se presenti.
Pilota in un solo deposito per due settimane, sistemando raggio e campi obbligatori.
Tre modelli di timbro: presenze, prova di consegna, controllo mezzo.
Estensione alle altre sedi, invitando le persone con link, QR code o file CSV.
Prima chiusura mensile in parallelo: esportate il foglio presenze, confrontatelo con tachigrafo e cedolini, poi passate al nuovo metodo.

Tutte le funzioni per le aziende sono su Per le aziende; piani e licenze gratuite su Prezzi.

Domande frequenti

I dati del tachigrafo bastano come rilevazione presenze degli autisti?

Sono una base importante, ma riflettono solo ciò che è stato impostato correttamente sull’apparecchio. Molte aziende li affiancano a una rilevazione presenze per le attività prima e dopo la guida e per chi non ha la carta conducente. Verificate con il consulente come integrarli nel LUL.

Serve un accordo sindacale per un’app di presenze con GPS?

Gli strumenti di registrazione delle presenze sono in genere esclusi dall’accordo previsto dall’art. 4, purché usati per quello scopo e con un’informativa chiara. Un tracciamento continuo è un’altra cosa. Fatevi confermare la valutazione da un professionista.

Gli autisti devono usare il proprio telefono?

Lo decidete in azienda. Molte imprese forniscono un telefono aziendale, altre concordano l’uso volontario del telefono personale. Ogni persona deve avere un proprio account, così le foto sono attribuite senza ambiguità.

SnapID Mark si collega al software paghe?

Non c’è un’integrazione diretta. Esportate il foglio presenze in Excel e lo importate nel gestionale paghe o lo inviate al consulente del lavoro.