如何制定员工能接受的拍照考勤制度
制定拍照考勤制度：告知与同意、采集的数据、保存期限、申诉与更正，并兼顾越南的数据保护规定。
一份好的拍照考勤制度会在员工发问之前就回答他们会问的问题：采集什么、什么时候采集、谁能看到、保存多久、出错了怎么改。当这些答案清晰并提前告知时，大部分抵触情绪就会消失。本文逐节介绍一份制度的写法，并附上关于越南个人数据保护框架的说明。
注意：本文为一般性信息，不构成法律建议。数据保护和劳动规定会变化，请查阅官方文本并就你的具体情况咨询律师。
法律背景（概要）
2023 年 7 月 1 日起施行的关于个人数据保护的第 13/2023/NĐ-CP 号法令，是越南首套全面的规定：为明确的目的处理数据、告知数据主体、同意必须清晰自愿（沉默不算同意），并尊重个人对其数据的权利。
自 2026 年 1 月 1 日起，《个人数据保护法》（第 91/2025/QH15 号法律）施行，作为其实施指导的第 356/2025/NĐ-CP 号法令取代了第 13/2023 号法令。核心原则得以延续，并更加详细。如果你今天起草制度，请对照新法律和新法令，而不只是第 13 号法令。
根据 2019 年《劳动法》，考勤规则通常也是公司内部劳动规章的一部分，有其自身的制定和告知程序。
对拍照考勤的实际启示：
- 目的明确：数据仅用于确认到岗、计算工作时间以及解决相关纠纷。
- 采集前告知：员工知道采集什么数据、为什么、由谁处理以及保存多久。
- 法律依据：可以是同意，也可以是法律允许无需同意即可处理的情形（如履行合同）。适用哪种依据，请咨询法律顾问。
- 最小化：不多采集任何不需要的数据。
第 1 部分：范围与目的
简短而具体：
- 适用对象：在已登记地点工作的员工和流动团队。
- 目的：记录上班打卡、下班打卡和工作地点，计算工时，并在纠纷中提供证据。
- 不用于：在工作时间以外追踪位置、评判私生活、与无关的第三方分享。
第 2 部分：采集什么、何时采集
这一部分最能建立信任。要写得准确：
| 数据 | 采集时间 | 目的 |
|---|---|---|
| 打卡照片 | 仅在员工拍摄时 | 确认到岗及现场情况 |
| 拍摄时间（可信时间） | 拍摄时 | 工时、准时或迟到 |
| GPS 坐标和精度 | 拍摄时 | 与工作地点比对 |
| 地址和地点名称 | 拍摄时 | 显示在工时表上 |
| 完整性信号（模拟位置、已 root 设备、时钟偏差） | 拍摄和上传时 | 发现异常 |
明确写出：不持续追踪位置，不访问手机上的通讯录、消息或其他照片。如果你不使用人脸识别，也要写明，因为生物识别数据通常被视为敏感数据，要求更严格。
第 3 部分：谁能看到、保存多久
- 访问权限：公司指定的管理员以及人事或薪资人员。同事之间看不到彼此的打卡照片。
- 保存期限：设定一个与薪资、对账和纠纷处理相关的具体期限。例如，在职期间以及离职后合理期限内保存记录，然后删除。具体数字请由法律顾问确认。
- 离职员工：说明离职后考勤数据保存多久及原因。
第 4 部分：考勤规则
- 上班时间和宽限期（例如 08:00 上班，08:15 之后算迟到）。
- 有效地点，以及在地点外时如何处理（拦截或标记）。
- 照片内容：必须能看到员工本人或可识别的现场情况。
- 忘记下班打卡：在下一个工作日之前告知管理员。
- 禁止行为：虚拟定位、代打卡、编辑照片。各种标记的含义请参阅如何杜绝考勤作弊。
第 5 部分：更正与申诉
当员工知道出错可以纠正时，他们会更容易接受系统：
- 手动更正：只有管理员可以操作，必须填写原因，每次修改都有记录（谁、何时、改了什么）。
- 申诉：在规定时间内（例如工时表公布后五个工作日内）通过指定渠道提交。
- 回复时间：管理者在承诺的期限内答复。
- 标记不等于定论：被标记的照片会经过审核，采取任何措施前先询问员工。
第 6 部分：员工对其数据的权利
说明员工如何查看自己的考勤数据、申请更正、就数据处理提出问题，以及应联系谁。数据保护法赋予数据主体一系列权利，请依据现行文本列出。
推行方式，让大家接受
- 在制度生效之前分享，并附一页通俗易懂的摘要。
- 用具体例子做一次简短说明：“当你拍打卡照片时，记录的是这些内容。”
- 以可保存、可核查的形式收集确认（如果你选择以同意为依据，则收集同意）。
- 在用数据计薪之前，先进行一到两周的试点。请参阅我们的拍照打卡推行指南。
SnapID Mark 如何契合制度
- 只在拍照时记录位置。应用不在后台追踪位置。
- 员工可在我的考勤中查看自己的记录，包括手动录入的条目（带标签和原因）。
- 管理员进行手动更正时会保留修改记录，管理网站还保存审计日志。
- 公开验证页面只显示取整后的区域，不显示精确坐标。
- 没有人脸识别。用户可以在应用内或网页上删除账号。
常见问题
第 13/2023 号法令还适用吗？
根据已公布的资料，自 2026 年 1 月 1 日起，《个人数据保护法》和第 356/2025/NĐ-CP 号法令施行，取代了第 13/2023 号法令。请查阅官方文本并咨询律师。
必须征得员工同意吗？
取决于你所依据的法律基础。无论依据是什么，采集前清晰告知都是良好做法。
打卡照片应该保存多久？
没有适用于所有企业的统一数字。将其与薪资、对账和纠纷需要挂钩，写进制度，并征求法律意见。
员工拒绝拍照考勤怎么办？
倾听原因，准确说明采集什么，并考虑合理的替代方案。不加解释地强制推行通常会适得其反。
制度准备好之后，下载 SnapID Mark，先在一个小团队中试点。