Cara Menulis Dasar Kehadiran Foto yang Diterima Kakitangan

Dasar kehadiran foto yang baik menjawab soalan yang akan ditanya kakitangan sebelum mereka bertanya: apa yang dikumpul, bila, siapa yang melihatnya, berapa lama ia disimpan dan bagaimana kesilapan dibetulkan. Apabila jawapan itu jelas dan dikongsi lebih awal, kebanyakan tentangan akan hilang. Artikel ini menerangkan dasar bahagian demi bahagian, dengan nota tentang rangka kerja perlindungan data peribadi Vietnam.

Nota: Artikel ini ialah maklumat umum, bukan nasihat undang-undang. Peraturan perlindungan data dan buruh berubah, jadi semak teks rasmi dan rujuk peguam untuk situasi khusus anda.

Latar belakang undang-undang (secara umum)

Dekri 13/2023/NĐ-CP tentang perlindungan data peribadi, berkuat kuasa mulai 1 Julai 2023, ialah set peraturan komprehensif pertama Vietnam: proses data untuk tujuan yang dinyatakan, maklumkan subjek data, jadikan persetujuan jelas dan sukarela (berdiam diri tidak dikira), dan hormati hak individu ke atas data mereka.

Mulai 1 Januari 2026, Undang-undang Perlindungan Data Peribadi (Undang-undang No. 91/2025/QH15) berkuat kuasa, dan Dekri 356/2025/NĐ-CP, yang memberi panduan kepadanya, menggantikan Dekri 13/2023. Prinsip teras dikekalkan dengan lebih terperinci. Jika anda merangka dasar hari ini, semaknya berbanding undang-undang dan dekri baharu, bukan hanya Dekri 13.

Peraturan kehadiran juga lazimnya sebahagian daripada peraturan buruh dalaman syarikat di bawah Kanun Buruh 2019, yang membawa langkah penerimaan dan pemberitahuannya sendiri.

Pengajaran praktikal untuk kehadiran foto:

• Tujuan yang jelas: data digunakan hanya untuk mengesahkan kehadiran, mengira masa bekerja dan menyelesaikan pertikaian mengenainya.
• Notis sebelum pengumpulan: kakitangan tahu data apa, mengapa, siapa yang memprosesnya dan untuk berapa lama.
• Asas undang-undang: ini mungkin persetujuan atau kes di mana undang-undang membenarkan pemprosesan tanpa persetujuan (seperti melaksanakan kontrak). Asas mana yang sesuai ialah soalan untuk penasihat undang-undang.
• Peminimuman: jangan kumpul lebih daripada yang anda perlukan.

Bahagian 1: Skop dan tujuan

Pastikan ia pendek dan konkrit:

• Siapa yang diliputi: kakitangan yang bekerja di tapak berdaftar dan pasukan bergerak.
• Tujuan: merekod daftar masuk, daftar keluar dan lokasi kerja, mengira jam, dan menyediakan bukti dalam pertikaian.
• Tidak digunakan untuk: menjejak lokasi di luar waktu bekerja, menilai kehidupan peribadi, berkongsi dengan pihak ketiga yang tidak berkaitan.

Bahagian 2: Apa yang dikumpul, dan bila

Bahagian ini membina kepercayaan paling banyak. Bersikap tepat:

Data	Bila dikumpul	Tujuan
Foto daftar masuk	Hanya apabila pekerja mengambilnya	Mengesahkan kehadiran dan konteks
Masa tangkapan (masa dipercayai)	Semasa tangkapan	Jam, tepat masa atau lewat
Koordinat GPS dan ketepatan	Semasa tangkapan	Membandingkan dengan tapak kerja
Alamat dan nama tapak	Semasa tangkapan	Dipaparkan pada lembaran masa
Isyarat integriti (lokasi palsu, peranti root, jam tersasar)	Semasa tangkapan dan muat naik	Mengesan keganjilan

Nyatakan dengan jelas: tiada penjejakan lokasi berterusan, tiada akses kepada kenalan, mesej atau foto lain di telefon. Jika anda tidak menggunakan pengecaman wajah, nyatakannya, kerana data biometrik biasanya dianggap sensitif dengan keperluan yang lebih ketat.

Bahagian 3: Siapa boleh melihatnya dan berapa lama ia disimpan

• Akses: pentadbir syarikat yang ditetapkan dan HR atau bahagian gaji. Rakan sekerja tidak melihat foto daftar masuk satu sama lain.
• Penyimpanan: tetapkan tempoh khusus yang dikaitkan dengan gaji, penyelarasan dan pengendalian pertikaian. Contohnya, simpan rekod sepanjang tempoh pekerjaan dan untuk tempoh munasabah selepas seseorang berhenti, kemudian padam. Minta penasihat undang-undang anda mengesahkan angka tepat.
• Pekerja yang berhenti: nyatakan berapa lama data kehadiran disimpan selepas berhenti dan mengapa.

Bahagian 4: Peraturan kehadiran

• Mula syif dan tempoh ihsan (contohnya, syif 08:00 dengan lewat dikira selepas 08:15).
• Tapak yang sah dan apa yang berlaku di luarnya (disekat atau ditanda).
• Kandungan foto: pekerja atau konteks pengenalan mesti kelihatan.
• Terlupa daftar keluar: maklumkan pentadbir sebelum hari bekerja berikutnya.
• Tingkah laku yang dilarang: pemalsu lokasi, daftar masuk bagi pihak rakan, menyunting foto. Lihat cara menghentikan penipuan kehadiran untuk maksud setiap bendera.

Bahagian 5: Pembetulan dan rayuan

Kakitangan jauh lebih mudah menerima sistem apabila mereka tahu kesilapan boleh dibetulkan:

1. Pembetulan manual: hanya pentadbir boleh membuatnya, sebab adalah wajib, dan setiap perubahan direkod (siapa, bila, apa).
2. Rayuan: dihantar dalam tempoh yang ditetapkan (contohnya, lima hari bekerja selepas lembaran masa diterbitkan) melalui saluran yang dinamakan.
3. Masa respons: pengurus membalas dalam tempoh yang dijanjikan.
4. Bendera bukan keputusan: foto yang ditanda disemak dan pekerja ditanya sebelum sebarang tindakan.

Bahagian 6: Hak pekerja ke atas data mereka

Terangkan cara kakitangan boleh melihat data kehadiran mereka sendiri, meminta pembetulan, bertanya soalan tentang pemprosesan, dan siapa yang perlu dihubungi. Undang-undang perlindungan data memberikan pelbagai hak kepada subjek data, jadi senaraikannya berdasarkan teks yang sedang berkuat kuasa.

Melaksanakannya supaya diterima orang

• Kongsi dasar sebelum ia terpakai, dengan ringkasan satu halaman dalam bahasa mudah.
• Adakan taklimat ringkas dengan contoh konkrit: “Apabila anda mengambil foto daftar masuk, inilah yang direkod.”
• Kumpul pengakuan (atau persetujuan, jika itu asas yang anda pilih) dalam bentuk yang boleh disimpan dan disahkan.
• Jalankan rintis satu hingga dua minggu sebelum menggunakan data untuk gaji. Lihat panduan pelaksanaan daftar masuk foto kami.

Bagaimana SnapID Mark sesuai dengan dasar

• Lokasi direkod hanya apabila foto diambil. Apl tidak menjejak lokasi di latar belakang.
• Kakitangan melihat rekod mereka sendiri dalam Kehadiran saya, termasuk catatan manual (dilabel, dengan sebab).
• Admin membuat pembetulan manual dengan log perubahan, dan laman web Admin menyimpan log audit.
• Halaman pengesahan awam hanya menunjukkan kawasan yang dibundarkan, bukan koordinat tepat.
• Tiada pengecaman wajah. Pengguna boleh memadam akaun mereka dalam apl atau di web.

Lihat bahagian keselamatan dan Soalan lazim di halaman utama.

Soalan lazim

Adakah Dekri 13/2023 masih terpakai?

Menurut sumber yang diterbitkan, mulai 1 Januari 2026 Undang-undang Perlindungan Data Peribadi dan Dekri 356/2025/NĐ-CP berkuat kuasa, menggantikan Dekri 13/2023. Semak teks rasmi dan tanya peguam.

Adakah kami perlu mendapatkan persetujuan pekerja?

Bergantung pada asas undang-undang yang anda gunakan. Apa pun asasnya, notis yang jelas sebelum pengumpulan ialah amalan yang baik.

Berapa lama foto daftar masuk patut disimpan?

Tiada satu angka untuk setiap perniagaan. Kaitkannya dengan keperluan gaji, penyelarasan dan pertikaian, tuliskannya dalam dasar dan dapatkan input undang-undang.

Bagaimana jika pekerja menolak kehadiran foto?

Dengar sebabnya, terangkan dengan tepat apa yang dikumpul, dan pertimbangkan alternatif yang munasabah. Memaksanya tanpa penjelasan biasanya memburukkan keadaan.

Sebaik sahaja dasar anda siap, muat turun SnapID Mark dan jalankan rintis dengan pasukan kecil.