Como escrever uma política de ponto por foto que a equipe aceite
Escreva uma política de ponto por foto sobre aviso e consentimento, dados coletados, retenção, recursos e correções, considerando as regras de dados do Vietnã.
Uma boa política de ponto por foto responde às perguntas da equipe antes que elas sejam feitas: o que é coletado, quando, quem vê, por quanto tempo é guardado e como os erros são corrigidos. Quando essas respostas são claras e compartilhadas com antecedência, a maior parte da resistência desaparece. Este artigo percorre uma política seção por seção, com observações sobre o marco de proteção de dados pessoais do Vietnã.
Observação: este artigo traz informações gerais, não é aconselhamento jurídico. As regras de proteção de dados e trabalhistas mudam, então confira os textos oficiais e consulte um advogado para a sua situação específica.
O contexto legal (visão geral)
O Decreto 13/2023/NĐ-CP sobre proteção de dados pessoais, em vigor desde 1º de julho de 2023, foi o primeiro conjunto abrangente de regras do Vietnã: tratar dados para uma finalidade declarada, informar o titular dos dados, tornar o consentimento claro e voluntário (o silêncio não conta) e respeitar os direitos das pessoas sobre seus dados.
Desde 1º de janeiro de 2026, está em vigor a Lei de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 91/2025/QH15), e o Decreto 356/2025/NĐ-CP, que a regulamenta, substituiu o Decreto 13/2023. Os princípios centrais continuam, com mais detalhes. Se você está redigindo uma política hoje, confira-a com a nova lei e o novo decreto, e não só com o Decreto 13.
As regras de ponto também costumam fazer parte do regulamento interno de trabalho da empresa, segundo o Código do Trabalho de 2019, que tem seus próprios passos de adoção e comunicação.
Lições práticas para o ponto por foto:
- Finalidade clara: os dados são usados apenas para confirmar a presença, calcular o tempo de trabalho e resolver disputas sobre isso.
- Aviso antes da coleta: a equipe sabe quais dados, por quê, quem os trata e por quanto tempo.
- Base legal: pode ser o consentimento ou um caso em que a lei permite o tratamento sem consentimento (como a execução de um contrato). Qual base se aplica é uma questão para a assessoria jurídica.
- Minimização: não colete mais do que precisa.
Seção 1: escopo e finalidade
Seja breve e concreto:
- A quem se aplica: equipes que trabalham em locais cadastrados e equipes móveis.
- Finalidade: registrar entrada, saída e local de trabalho, calcular as horas e fornecer evidências em disputas.
- Não é usado para: rastrear a localização fora do horário de trabalho, avaliar a vida privada, compartilhar com terceiros sem relação com o tema.
Seção 2: o que é coletado e quando
Esta é a seção que mais gera confiança. Seja preciso:
| Dado | Quando é coletado | Finalidade |
|---|---|---|
| Foto de entrada | Só quando o funcionário a tira | Confirmar presença e contexto |
| Hora da captura (hora confiável) | Na captura | Horas trabalhadas, no horário ou atrasado |
| Coordenadas GPS e precisão | Na captura | Comparar com o local de trabalho |
| Endereço e nome do local | Na captura | Mostrar na folha de ponto |
| Sinais de integridade (localização falsa, dispositivo com root, desvio de relógio) | Na captura e no envio | Identificar anomalias |
Diga com todas as letras: sem rastreamento contínuo da localização, sem acesso a contatos, mensagens ou outras fotos do celular. Se você não usa reconhecimento facial, diga isso, porque dados biométricos geralmente são tratados como sensíveis, com exigências mais rígidas.
Seção 3: quem pode ver e por quanto tempo fica guardado
- Acesso: administradores designados da empresa e o RH ou a folha de pagamento. Os colegas não veem as fotos de entrada uns dos outros.
- Retenção: defina um prazo específico ligado à folha de pagamento, à conciliação e ao tratamento de disputas. Por exemplo, guarde os registros durante o contrato e por um período razoável depois do desligamento, e então exclua. Peça para seu assessor jurídico confirmar o número exato.
- Desligamentos: diga por quanto tempo os dados de ponto ficam guardados após a saída da pessoa e por quê.
Seção 4: regras de ponto
- Início do turno e tolerância (por exemplo, um turno às 08:00 com atraso contado depois das 08:15).
- Locais válidos e o que acontece fora deles (bloqueado ou sinalizado).
- Conteúdo da foto: o funcionário ou um contexto identificável precisa aparecer.
- Saída esquecida: avisar um administrador até o próximo dia útil.
- Comportamentos proibidos: falsificadores de localização, ponto batido por colega, edição de fotos. Veja como evitar fraudes no ponto para saber o que cada alerta significa.
Seção 5: correções e recursos
A equipe aceita um sistema com muito mais facilidade quando sabe que os erros podem ser corrigidos:
- Correções manuais: só administradores podem fazê-las, o motivo é obrigatório e toda alteração fica registrada (quem, quando, o quê).
- Recursos: apresentados dentro de um prazo definido (por exemplo, cinco dias úteis após a publicação da folha de ponto) por um canal específico.
- Prazo de resposta: os gestores respondem dentro de um período combinado.
- Alertas não são veredictos: uma foto sinalizada é revisada e o funcionário é ouvido antes de qualquer medida.
Seção 6: direitos dos funcionários sobre seus dados
Explique como a equipe pode ver os próprios dados de ponto, pedir correções, tirar dúvidas sobre o tratamento e com quem falar. A lei de proteção de dados garante aos titulares uma série de direitos, então liste-os com base no texto em vigor.
Implante de um jeito que as pessoas aceitem
- Compartilhe a política antes de ela valer, com um resumo de uma página em linguagem simples.
- Faça uma conversa curta com exemplos concretos: “Quando você tira uma foto de entrada, é isto que fica registrado.”
- Colete a ciência (ou o consentimento, se essa for a base escolhida) em um formato que você possa guardar e comprovar.
- Faça um piloto de uma a duas semanas antes de usar os dados na folha de pagamento. Veja nosso guia de implantação do ponto por foto.
Como o SnapID Mark se encaixa na política
- A localização é registrada só quando uma foto é tirada. O app não rastreia a localização em segundo plano.
- A equipe vê os próprios registros em Meu ponto, incluindo os lançamentos manuais (identificados, com o motivo).
- Os admins fazem correções manuais com um registro de alterações, e o site de administração mantém um registro de auditoria.
- A página pública de verificação mostra apenas uma área arredondada, não as coordenadas exatas.
- Não há reconhecimento facial. Os usuários podem excluir a conta no app ou na web.
Veja as seções de segurança e de perguntas frequentes na página inicial.
Perguntas frequentes
O Decreto 13/2023 ainda vale?
Segundo fontes publicadas, desde 1º de janeiro de 2026 estão em vigor a Lei de Proteção de Dados Pessoais e o Decreto 356/2025/NĐ-CP, que substituiu o Decreto 13/2023. Confira os textos oficiais e consulte um advogado.
Precisamos obter o consentimento dos funcionários?
Depende da base legal que você usa. Seja qual for a base, dar um aviso claro antes da coleta é uma boa prática.
Por quanto tempo as fotos de entrada devem ser guardadas?
Não existe um número único para todas as empresas. Vincule o prazo às necessidades de folha de pagamento, conciliação e disputas, coloque-o na política e peça orientação jurídica.
E se um funcionário se recusar a usar o ponto por foto?
Ouça o motivo, explique exatamente o que é coletado e considere uma alternativa razoável. Impor sem explicar costuma sair pela culatra.
Com a política pronta, baixe o SnapID Mark e faça um piloto com uma equipe pequena.