Cómo redactar una política de asistencia con foto aceptada
Redacta una política de asistencia con foto: aviso y consentimiento, datos, conservación, reclamaciones y correcciones, según las normas de datos de Vietnam.
Una buena política de asistencia con foto responde a las preguntas del personal antes de que las hagan: qué se recoge, cuándo, quién lo ve, cuánto tiempo se conserva y cómo se corrigen los errores. Cuando esas respuestas están claras y se comparten de antemano, la mayor parte de la resistencia desaparece. Este artículo recorre una política sección por sección, con notas sobre el marco de protección de datos personales de Vietnam.
Nota: Este artículo es información general, no asesoría legal. Las normas de protección de datos y laborales cambian, así que consulta los textos oficiales y a un abogado para tu situación concreta.
El marco legal (a grandes rasgos)
El Decreto 13/2023/NĐ-CP sobre protección de datos personales, vigente desde el 1 de julio de 2023, fue el primer conjunto integral de normas de Vietnam: tratar los datos con una finalidad declarada, informar al titular de los datos, que el consentimiento sea claro y voluntario (el silencio no cuenta) y respetar los derechos de las personas sobre sus datos.
Desde el 1 de enero de 2026 entró en vigor la Ley de Protección de Datos Personales (Ley n.º 91/2025/QH15), y el Decreto 356/2025/NĐ-CP, que la desarrolla, sustituyó al Decreto 13/2023. Los principios básicos se mantienen con más detalle. Si hoy estás redactando una política, contrástala con la nueva ley y el nuevo decreto, no solo con el Decreto 13.
Las reglas de asistencia también suelen formar parte del reglamento interno de trabajo de la empresa conforme al Código del Trabajo de 2019, que tiene sus propios pasos de aprobación y notificación.
Conclusiones prácticas para la asistencia con foto:
- Finalidad clara: los datos se usan solo para confirmar la presencia, calcular el tiempo de trabajo y resolver disputas al respecto.
- Aviso antes de la recogida: el personal sabe qué datos, por qué, quién los trata y durante cuánto tiempo.
- Base legal: puede ser el consentimiento o un caso en el que la ley permite el tratamiento sin consentimiento (como la ejecución de un contrato). Qué base corresponde es una pregunta para tu asesor legal.
- Minimización: no recojas más de lo que necesitas.
Sección 1: Alcance y finalidad
Que sea breve y concreta:
- A quién se aplica: personal que trabaja en sitios registrados y equipos móviles.
- Finalidad: registrar la entrada, la salida y el lugar de trabajo, calcular las horas y aportar pruebas en caso de disputa.
- No se usa para: seguir la ubicación fuera del horario laboral, juzgar la vida privada ni compartir con terceros no relacionados.
Sección 2: Qué se recoge y cuándo
Esta sección es la que más confianza genera. Sé preciso:
| Dato | Cuándo se recoge | Finalidad |
|---|---|---|
| Foto de fichaje | Solo cuando el empleado la toma | Confirmar la presencia y el contexto |
| Hora de captura (hora fiable) | Al tomar la foto | Horas, puntual o tarde |
| Coordenadas GPS y precisión | Al tomar la foto | Comparar con el lugar de trabajo |
| Dirección y nombre del sitio | Al tomar la foto | Mostrar en la hoja de horas |
| Señales de integridad (ubicación simulada, dispositivo rooteado, desfase del reloj) | Al tomar la foto y al subirla | Detectar anomalías |
Dilo claramente: no hay seguimiento continuo de la ubicación, ni acceso a contactos, mensajes u otras fotos del teléfono. Si no usas reconocimiento facial, dilo, porque los datos biométricos suelen considerarse sensibles y tienen requisitos más estrictos.
Sección 3: Quién puede verlo y cuánto tiempo se conserva
- Acceso: los administradores designados de la empresa y RR. HH. o nómina. Los compañeros no ven las fotos de fichaje de los demás.
- Conservación: fija un plazo concreto vinculado a la nómina, la conciliación y la gestión de disputas. Por ejemplo, conserva los registros durante la relación laboral y un periodo razonable después de que la persona se vaya, y luego elimínalos. Pide a tu asesor legal que confirme la cifra exacta.
- Bajas: indica cuánto tiempo se conservan los datos de asistencia tras la salida y por qué.
Sección 4: Reglas de asistencia
- Inicio del turno y margen de tolerancia (por ejemplo, un turno de 08:00 en el que el retraso cuenta después de las 08:15).
- Sitios válidos y qué ocurre fuera de ellos (bloqueado o marcado).
- Contenido de la foto: debe verse al empleado o un contexto que lo identifique.
- Salida sin fichar: avisar a un administrador a más tardar el siguiente día laborable.
- Conductas prohibidas: falsificadores de ubicación, fichar por un compañero, editar fotos. Consulta cómo evitar el fraude en la asistencia para saber qué significa cada aviso.
Sección 5: Correcciones y reclamaciones
El personal acepta un sistema mucho más fácilmente cuando sabe que los errores se pueden corregir:
- Correcciones manuales: solo las hacen los administradores, el motivo es obligatorio y cada cambio queda registrado (quién, cuándo, qué).
- Reclamaciones: se presentan dentro de un plazo fijo (por ejemplo, cinco días laborables después de publicar la hoja de horas) por un canal determinado.
- Tiempo de respuesta: los responsables contestan dentro de un plazo comprometido.
- Los avisos no son veredictos: una foto marcada se revisa y se consulta al empleado antes de tomar cualquier medida.
Sección 6: Derechos de los empleados sobre sus datos
Explica cómo el personal puede ver sus propios datos de asistencia, solicitar correcciones, hacer preguntas sobre el tratamiento y a quién contactar. La ley de protección de datos otorga a los titulares una serie de derechos, así que enuméralos según el texto vigente.
Cómo implementarla para que la acepten
- Comparte la política antes de que se aplique, con un resumen de una página en lenguaje sencillo.
- Haz una breve sesión informativa con ejemplos concretos: “Cuando tomas una foto de fichaje, esto es lo que se registra”.
- Recoge el acuse de recibo (o el consentimiento, si esa es la base elegida) en un formato que puedas guardar y verificar.
- Haz una prueba piloto de una a dos semanas antes de usar los datos para la nómina. Consulta nuestra guía de implementación del fichaje con foto.
Cómo encaja SnapID Mark en la política
- La ubicación se registra solo cuando se toma una foto. La app no sigue la ubicación en segundo plano.
- El personal ve sus propios registros en Mi asistencia, incluidas las entradas manuales (etiquetadas, con el motivo).
- Los Admins hacen correcciones manuales con un historial de cambios, y la web de administración mantiene un registro de auditoría.
- La página de verificación pública muestra solo un área aproximada, no las coordenadas exactas.
- No hay reconocimiento facial. Los usuarios pueden eliminar su cuenta en la app o en la web.
Consulta las secciones de seguridad y preguntas frecuentes de la página de inicio.
Preguntas frecuentes
¿Sigue vigente el Decreto 13/2023?
Según las fuentes publicadas, desde el 1 de enero de 2026 entraron en vigor la Ley de Protección de Datos Personales y el Decreto 356/2025/NĐ-CP, que sustituyen al Decreto 13/2023. Consulta los textos oficiales y pregunta a un abogado.
¿Tenemos que obtener el consentimiento de los empleados?
Depende de la base legal en la que te apoyes. Sea cual sea la base, dar un aviso claro antes de recoger los datos es una buena práctica.
¿Cuánto tiempo deben conservarse las fotos de fichaje?
No hay una cifra única para todas las empresas. Vincúlalo a las necesidades de nómina, conciliación y disputas, déjalo por escrito en la política y pide asesoría legal.
¿Y si un empleado se niega a la asistencia con foto?
Escucha el motivo, explica exactamente qué se recoge y considera una alternativa razonable. Imponerla sin explicaciones suele ser contraproducente.
Cuando tu política esté lista, descarga SnapID Mark y haz una prueba piloto con un equipo pequeño.