Richtlinie für Foto-Anwesenheit, die Mitarbeiter akzeptieren

Eine gute Richtlinie für Foto-Anwesenheit beantwortet die Fragen der Mitarbeiter, bevor sie gestellt werden: was erfasst wird, wann, wer es sieht, wie lange es aufbewahrt wird und wie Fehler korrigiert werden. Wenn diese Antworten klar sind und vorab geteilt werden, verschwindet der meiste Widerstand. Dieser Artikel geht eine Richtlinie Abschnitt für Abschnitt durch, mit Hinweisen zum vietnamesischen Rahmen für den Schutz personenbezogener Daten.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Datenschutz- und Arbeitsrecht ändern sich. Prüfen Sie daher die amtlichen Texte und ziehen Sie für Ihre konkrete Situation einen Anwalt hinzu.

Der rechtliche Hintergrund (im Überblick)

Das Dekret 13/2023/NĐ-CP zum Schutz personenbezogener Daten, in Kraft seit 1. Juli 2023, war Vietnams erstes umfassendes Regelwerk: Daten für einen angegebenen Zweck verarbeiten, die betroffene Person informieren, die Einwilligung klar und freiwillig gestalten (Schweigen zählt nicht) und die Rechte der Einzelnen an ihren Daten achten.

Seit dem 1. Januar 2026 gilt das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (Gesetz Nr. 91/2025/QH15), und das Dekret 356/2025/NĐ-CP, das es konkretisiert, hat das Dekret 13/2023 abgelöst. Die Kerngrundsätze bleiben bestehen und werden genauer ausgeführt. Wenn Sie heute eine Richtlinie entwerfen, prüfen Sie sie anhand des neuen Gesetzes und Dekrets, nicht nur anhand des Dekrets 13.

Anwesenheitsregeln sind zudem typischerweise Teil der Arbeitsordnung eines Unternehmens nach dem Arbeitsgesetzbuch von 2019, das eigene Schritte zur Einführung und Bekanntgabe vorsieht.

Praktische Folgerungen für die Foto-Anwesenheit:

• Klarer Zweck: Die Daten dienen nur der Bestätigung der Anwesenheit, der Berechnung der Arbeitszeit und der Klärung von Streitfällen darüber.
• Information vor der Erhebung: Mitarbeiter wissen, welche Daten, warum, wer sie verarbeitet und wie lange.
• Rechtsgrundlage: Das kann die Einwilligung sein oder ein Fall, in dem das Gesetz die Verarbeitung ohne Einwilligung erlaubt (etwa zur Vertragserfüllung). Welche Grundlage passt, ist eine Frage für die Rechtsberatung.
• Datenminimierung: Erheben Sie nicht mehr als nötig.

Abschnitt 1: Geltungsbereich und Zweck

Halten Sie ihn kurz und konkret:

• Für wen er gilt: Mitarbeiter an registrierten Standorten und mobile Teams.
• Zweck: Ein- und Ausstempeln sowie Arbeitsort erfassen, Stunden berechnen und Belege für Streitfälle liefern.
• Nicht verwendet für: Standortverfolgung außerhalb der Arbeitszeit, Bewertung des Privatlebens, Weitergabe an unbeteiligte Dritte.

Abschnitt 2: Was wann erfasst wird

Dieser Abschnitt schafft das meiste Vertrauen. Seien Sie genau:

Daten	Wann erfasst	Zweck
Foto beim Einstempeln	Nur wenn der Mitarbeiter es aufnimmt	Anwesenheit und Kontext bestätigen
Aufnahmezeit (vertrauenswürdige Zeit)	Bei der Aufnahme	Stunden, pünktlich oder verspätet
GPS-Koordinaten und Genauigkeit	Bei der Aufnahme	Abgleich mit dem Arbeitsort
Adresse und Standortname	Bei der Aufnahme	Anzeige auf dem Stundenzettel
Integritätssignale (simulierter Standort, gerootetes Gerät, Uhrabweichung)	Bei Aufnahme und Upload	Auffälligkeiten erkennen

Sagen Sie klar: keine fortlaufende Standortverfolgung, kein Zugriff auf Kontakte, Nachrichten oder andere Fotos auf dem Telefon. Wenn Sie keine Gesichtserkennung nutzen, sagen Sie das, denn biometrische Daten gelten im Allgemeinen als sensibel und unterliegen strengeren Anforderungen.

Abschnitt 3: Wer es sehen kann und wie lange es aufbewahrt wird

• Zugriff: benannte Administratoren des Unternehmens und HR oder Lohnbuchhaltung. Kollegen sehen die Einstempelfotos der anderen nicht.
• Aufbewahrung: Legen Sie einen konkreten Zeitraum fest, der an Lohnabrechnung, Abgleich und Streitbearbeitung gebunden ist. Bewahren Sie Einträge zum Beispiel während des Arbeitsverhältnisses und für einen angemessenen Zeitraum nach dem Ausscheiden auf und löschen Sie sie dann. Lassen Sie die genaue Frist von Ihrer Rechtsberatung bestätigen.
• Ausgeschiedene Mitarbeiter: Sagen Sie, wie lange Anwesenheitsdaten nach dem Ausscheiden aufbewahrt werden und warum.

Abschnitt 4: Anwesenheitsregeln

• Schichtbeginn und Kulanzzeit (zum Beispiel eine Schicht ab 08:00 Uhr, Verspätung ab 08:15 Uhr).
• Gültige Standorte und was außerhalb davon passiert (gesperrt oder markiert).
• Fotoinhalt: Der Mitarbeiter oder ein identifizierender Kontext muss sichtbar sein.
• Vergessenes Ausstempeln: bis zum nächsten Arbeitstag einem Administrator melden.
• Verbotenes Verhalten: Standort-Spoofer, Stempeln für Kollegen, Bearbeiten von Fotos. Siehe wie Sie Betrug bei der Zeiterfassung stoppen zur Bedeutung der einzelnen Markierungen.

Abschnitt 5: Korrekturen und Einsprüche

Mitarbeiter akzeptieren ein System viel eher, wenn sie wissen, dass Fehler korrigiert werden können:

1. Manuelle Korrekturen: Nur Administratoren können sie vornehmen, ein Grund ist Pflicht, und jede Änderung wird protokolliert (wer, wann, was).
2. Einsprüche: innerhalb einer festen Frist (zum Beispiel fünf Arbeitstage nach Veröffentlichung des Stundenzettels) über einen benannten Kanal.
3. Antwortzeit: Führungskräfte antworten innerhalb einer zugesagten Frist.
4. Markierungen sind keine Urteile: Ein markiertes Foto wird geprüft, und der Mitarbeiter wird befragt, bevor etwas unternommen wird.

Abschnitt 6: Rechte der Mitarbeiter an ihren Daten

Erklären Sie, wie Mitarbeiter ihre eigenen Anwesenheitsdaten einsehen, Korrekturen verlangen und Fragen zur Verarbeitung stellen können und an wen sie sich wenden. Das Datenschutzrecht gewährt betroffenen Personen eine Reihe von Rechten. Listen Sie diese anhand des aktuell geltenden Textes auf.

So führen Sie sie ein, dass sie akzeptiert wird

• Teilen Sie die Richtlinie, bevor sie gilt, mit einer einseitigen Zusammenfassung in einfacher Sprache.
• Halten Sie eine kurze Einweisung mit konkreten Beispielen: „Wenn Sie ein Foto beim Einstempeln aufnehmen, wird Folgendes gespeichert.“
• Holen Sie eine Kenntnisnahme ein (oder die Einwilligung, wenn das Ihre gewählte Grundlage ist), in einer Form, die Sie aufbewahren und nachweisen können.
• Führen Sie einen ein- bis zweiwöchigen Pilotversuch durch, bevor Sie die Daten für die Lohnabrechnung nutzen. Siehe unseren Leitfaden zur Einführung der Foto-Stempeluhr.

Wie SnapID Mark zur Richtlinie passt

• Der Standort wird nur bei der Aufnahme eines Fotos erfasst. Die App verfolgt den Standort nicht im Hintergrund.
• Mitarbeiter sehen ihre eigenen Einträge unter Meine Anwesenheit, einschließlich manueller Einträge (gekennzeichnet, mit Grund).
• Admins nehmen manuelle Korrekturen mit Änderungsprotokoll vor, und die Admin-Website führt ein Audit-Protokoll.
• Die öffentliche Verifizierungsseite zeigt nur ein gerundetes Gebiet, keine genauen Koordinaten.
• Es gibt keine Gesichtserkennung. Nutzer können ihr Konto in der App oder im Web löschen.

Siehe die Bereiche Sicherheit und FAQ auf der Startseite.

FAQ

Gilt das Dekret 13/2023 noch?

Laut veröffentlichten Quellen gelten seit dem 1. Januar 2026 das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten und das Dekret 356/2025/NĐ-CP, die das Dekret 13/2023 ablösen. Prüfen Sie die amtlichen Texte und fragen Sie einen Anwalt.

Müssen wir die Einwilligung der Mitarbeiter einholen?

Das hängt von der Rechtsgrundlage ab, auf die Sie sich stützen. Unabhängig von der Grundlage ist eine klare Information vor der Erhebung gute Praxis.

Wie lange sollten Fotos vom Einstempeln aufbewahrt werden?

Eine einzige Zahl für jedes Unternehmen gibt es nicht. Binden Sie sie an die Erfordernisse von Lohnabrechnung, Abgleich und Streitfällen, schreiben Sie sie in die Richtlinie und holen Sie rechtlichen Rat ein.

Was, wenn ein Mitarbeiter die Foto-Anwesenheit ablehnt?

Hören Sie sich den Grund an, erklären Sie genau, was erfasst wird, und erwägen Sie eine vernünftige Alternative. Zwang ohne Erklärung geht meist nach hinten los.

Sobald Ihre Richtlinie steht, laden Sie SnapID Mark herunter und testen Sie es mit einem kleinen Team.