Как написать положение об учёте посещаемости по фото

Хорошее положение об учёте посещаемости по фото отвечает на вопросы сотрудников раньше, чем они их зададут: что собирается, когда, кто это видит, сколько хранится и как исправляются ошибки. Когда эти ответы понятны и сообщены заранее, большая часть сопротивления исчезает. В этой статье положение разобрано по разделам, с комментариями о правовой базе Вьетнама в области защиты персональных данных.

Примечание: эта статья — общая информация, а не юридическая консультация. Правила о защите данных и трудовые нормы меняются, поэтому сверяйтесь с официальными текстами и консультируйтесь с юристом по вашей ситуации.

Правовая база (в общих чертах)

Постановление 13/2023/NĐ-CP о защите персональных данных, действующее с 1 июля 2023 года, стало первым комплексным сводом правил во Вьетнаме: обрабатывать данные для заявленной цели, уведомлять субъекта данных, получать ясное и добровольное согласие (молчание согласием не считается) и уважать права людей на их данные.

С 1 января 2026 года вступил в силу Закон о защите персональных данных (Закон № 91/2025/QH15), а разъясняющее его Постановление 356/2025/NĐ-CP заменило Постановление 13/2023. Основные принципы сохранились и детализированы. Если вы составляете положение сегодня, сверяйте его с новым законом и постановлением, а не только с Постановлением 13.

Правила учёта посещаемости также обычно входят в правила внутреннего трудового распорядка компании по Трудовому кодексу 2019 года, который предусматривает свой порядок принятия и уведомления.

Практические выводы для учёта посещаемости по фото:

• Ясная цель: данные используются только для подтверждения присутствия, расчёта рабочего времени и разрешения споров о нём.
• Уведомление до сбора: сотрудники знают, какие данные, зачем, кто их обрабатывает и как долго.
• Правовое основание: это может быть согласие или случай, когда закон разрешает обработку без согласия (например, исполнение договора). Какое основание подходит — вопрос к юристу.
• Минимизация: собирайте не больше, чем нужно.

Раздел 1: сфера применения и цель

Коротко и конкретно:

• На кого распространяется: на сотрудников, работающих на зарегистрированных объектах, и мобильные команды.
• Цель: фиксировать приход, уход и место работы, рассчитывать часы и предоставлять доказательства в спорах.
• Не используется для: отслеживания местоположения вне рабочего времени, оценки личной жизни, передачи посторонним третьим лицам.

Раздел 2: что и когда собирается

Этот раздел больше всего укрепляет доверие. Будьте точны:

Данные	Когда собираются	Цель
Фото прихода	Только когда сотрудник его делает	Подтвердить присутствие и контекст
Время съёмки (надёжное время)	При съёмке	Часы, вовремя или опоздание
GPS-координаты и точность	При съёмке	Сравнение с рабочим объектом
Адрес и название объекта	При съёмке	Показ в табеле
Сигналы целостности (подмена местоположения, устройство с root, расхождение часов)	При съёмке и загрузке	Выявление аномалий

Скажите прямо: никакого постоянного отслеживания местоположения, никакого доступа к контактам, сообщениям или другим фото на телефоне. Если вы не используете распознавание лиц, укажите это, потому что биометрические данные обычно считаются чувствительными с более строгими требованиями.

Раздел 3: кто видит и сколько хранится

• Доступ: назначенные администраторы компании и отдел кадров или расчёта зарплаты. Коллеги не видят фото прихода друг друга.
• Хранение: установите конкретный срок, связанный с расчётом зарплаты, сверкой и разбором споров. Например, хранить записи в течение работы и разумный период после увольнения, затем удалять. Точный срок согласуйте с юристом.
• Уволившиеся: укажите, сколько хранятся данные посещаемости после увольнения и почему.

Раздел 4: правила учёта посещаемости

• Начало смены и льготный период (например, смена в 08:00, опоздание считается после 08:15).
• Действительные объекты и что происходит вне их (блокировка или пометка).
• Содержание фото: должен быть виден сотрудник или опознаваемый контекст.
• Забытый уход: сообщить администратору до следующего рабочего дня.
• Запрещённое поведение: подмена местоположения, отметки за коллег, редактирование фото. Что означает каждая пометка — в статье как остановить мошенничество с посещаемостью.

Раздел 5: исправления и обжалование

Сотрудники гораздо охотнее принимают систему, когда знают, что ошибки можно исправить:

1. Ручные исправления: вносить их могут только администраторы, причина обязательна, и каждое изменение записывается в журнал (кто, когда, что).
2. Обжалование: подаётся в установленный срок (например, в течение пяти рабочих дней после публикации табеля) через указанный канал.
3. Срок ответа: руководители отвечают в обещанный срок.
4. Пометка — не приговор: помеченное фото проверяется, и сотрудника спрашивают, прежде чем принимать меры.

Раздел 6: права сотрудников на свои данные

Объясните, как сотрудники могут смотреть свои данные посещаемости, запрашивать исправления, задавать вопросы об обработке и к кому обращаться. Закон о защите данных предоставляет субъектам данных ряд прав, поэтому перечислите их по действующему тексту.

Внедрение так, чтобы люди его приняли

• Опубликуйте положение до начала его действия, с кратким изложением простым языком на одну страницу.
• Проведите короткий инструктаж с конкретными примерами: «Когда вы делаете фото прихода, записывается вот это».
• Получите ознакомление (или согласие, если вы выбрали это основание) в форме, которую можно хранить и проверить.
• Проведите пилот на одну-две недели, прежде чем использовать данные для расчёта зарплаты. См. наше руководство по внедрению прихода по фото.

Как SnapID Mark соответствует положению

• Местоположение записывается только при съёмке фото. Приложение не отслеживает местоположение в фоне.
• Сотрудники смотрят свои записи в разделе Моя посещаемость, включая ручные записи (с пометкой и причиной).
• Администраторы вносят ручные исправления с журналом изменений, а сайт администрирования ведёт журнал аудита.
• Публичная страница проверки показывает только округлённую область, а не точные координаты.
• Распознавания лиц нет. Пользователи могут удалить аккаунт в приложении или на сайте.

См. разделы безопасность и вопросы и ответы на главной странице.

Вопросы и ответы

Действует ли ещё Постановление 13/2023?

По опубликованным данным, с 1 января 2026 года вступили в силу Закон о защите персональных данных и Постановление 356/2025/NĐ-CP, заменившее Постановление 13/2023. Сверьтесь с официальными текстами и проконсультируйтесь с юристом.

Обязательно ли получать согласие сотрудников?

Зависит от правового основания, на которое вы опираетесь. При любом основании ясное уведомление до сбора данных — хорошая практика.

Сколько хранить фото прихода?

Единой цифры для всех компаний нет. Свяжите срок с потребностями расчёта зарплаты, сверки и разбора споров, закрепите его в положении и получите консультацию юриста.

Что, если сотрудник отказывается от учёта посещаемости по фото?

Выслушайте причину, объясните, что именно собирается, и рассмотрите разумную альтернативу. Принуждение без объяснений обычно даёт обратный эффект.

Когда положение будет готово, скачайте SnapID Mark и проведите пилот с небольшой командой.