Personelin Kabul Edeceği Fotoğraflı Mesai Politikası

İyi bir fotoğraflı mesai politikası, personelin soracağı soruları onlar sormadan cevaplar: ne toplanıyor, ne zaman, kim görüyor, ne kadar saklanıyor ve hatalar nasıl düzeltiliyor. Bu cevaplar net olduğunda ve önceden paylaşıldığında, direncin çoğu kaybolur. Bu makale bir politikayı, Vietnam’ın kişisel verilerin korunması çerçevesine ilişkin notlarla bölüm bölüm ele alıyor.

Not: Bu makale genel bilgidir, hukuki tavsiye değildir. Veri koruma ve iş hukuku kuralları değişir; resmi metinleri kontrol edin ve kendi durumunuz için bir avukata danışın.

Hukuki arka plan (genel hatlarıyla)

1 Temmuz 2023’ten itibaren yürürlükte olan kişisel verilerin korunmasına ilişkin 13/2023/NĐ-CP sayılı Kararname, Vietnam’ın ilk kapsamlı kurallar bütünüydü: verileri belirtilmiş bir amaç için işleyin, veri sahibini bilgilendirin, onayı açık ve gönüllü yapın (sessizlik sayılmaz) ve bireylerin verileri üzerindeki haklarına saygı gösterin.

1 Ocak 2026’dan itibaren Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (91/2025/QH15 sayılı Kanun) yürürlüğe girdi ve ona rehberlik eden 356/2025/NĐ-CP sayılı Kararname 13/2023 sayılı Kararname’nin yerini aldı. Temel ilkeler daha ayrıntılı olarak devam ediyor. Bugün bir politika hazırlıyorsanız, yalnızca 13 sayılı Kararname’yle değil, yeni kanun ve kararnameyle karşılaştırın.

Mesai kuralları genellikle 2019 İş Kanunu kapsamında bir şirketin iç çalışma yönetmeliğinin de parçasıdır ve bu, kendi kabul ve bildirim adımlarını getirir.

Fotoğraflı mesai için pratik çıkarımlar:

• Açık amaç: veriler yalnızca orada bulunmayı teyit etmek, çalışma süresini hesaplamak ve bununla ilgili uyuşmazlıkları çözmek için kullanılır.
• Toplamadan önce bilgilendirme: personel hangi verilerin, neden, kim tarafından ve ne kadar süreyle işlendiğini bilir.
• Hukuki dayanak: bu onay veya kanunun onaysız işlemeye izin verdiği bir durum (sözleşmenin ifası gibi) olabilir. Hangi dayanağın uyduğu hukuk danışmanına sorulacak bir sorudur.
• Veri minimizasyonu: ihtiyacınızdan fazlasını toplamayın.

1. bölüm: Kapsam ve amaç

Kısa ve somut tutun:

• Kimi kapsar: kayıtlı sahalarda çalışan personel ve gezici ekipler.
• Amaç: mesai girişini, mesai çıkışını ve çalışma konumunu kaydetmek, saatleri hesaplamak ve uyuşmazlıklarda kanıt sağlamak.
• Kullanılmadığı yerler: mesai saatleri dışında konum takibi, özel hayatı değerlendirmek, ilgisiz üçüncü taraflarla paylaşmak.

2. bölüm: Ne ve ne zaman toplanır

En çok güveni bu bölüm oluşturur. Kesin olun:

Veri	Ne zaman toplanır	Amaç
Mesai girişi fotoğrafı	Yalnızca çalışan çektiğinde	Orada bulunmayı ve bağlamı teyit etmek
Çekim saati (güvenilir saat)	Çekim anında	Saatler, zamanında veya geç
GPS koordinatları ve doğruluk	Çekim anında	Çalışma yeriyle karşılaştırmak
Adres ve saha adı	Çekim anında	Puantajda göstermek
Bütünlük sinyalleri (sahte konum, root’lu cihaz, saat kayması)	Çekim ve yükleme anında	Anormallikleri fark etmek

Açıkça belirtin: sürekli konum takibi yok, telefondaki kişilere, mesajlara veya diğer fotoğraflara erişim yok. Yüz tanıma kullanmıyorsanız bunu söyleyin, çünkü biyometrik veriler genellikle daha sıkı gereksinimlerle hassas kabul edilir.

3. bölüm: Kim görebilir ve ne kadar saklanır

• Erişim: belirlenmiş şirket yöneticileri ve İK veya bordro. İş arkadaşları birbirlerinin mesai girişi fotoğraflarını görmez.
• Saklama: bordro, mutabakat ve uyuşmazlık yönetimine bağlı belirli bir süre belirleyin. Örneğin kayıtları çalışma süresince ve biri ayrıldıktan sonra makul bir süre saklayın, sonra silin. Kesin rakamı hukuk danışmanınıza onaylatın.
• Ayrılanlar: ayrılıştan sonra mesai verilerinin ne kadar ve neden saklandığını söyleyin.

4. bölüm: Mesai kuralları

• Vardiya başlangıcı ve tolerans süresi (örneğin 08:00 vardiyası, 08:15’ten sonra geç sayılır).
• Geçerli sahalar ve dışında ne olacağı (engellenir veya işaretlenir).
• Fotoğraf içeriği: çalışan veya tanımlayıcı bağlam görünür olmalı.
• Unutulan mesai çıkışı: bir sonraki iş gününe kadar bir yöneticiye bildirin.
• Yasak davranışlar: konum taklit uygulamaları, arkadaş yerine kart basma, fotoğraf düzenleme. Her işaretin ne anlama geldiği için mesai sahtekârlığı nasıl önlenir yazısına bakın.

5. bölüm: Düzeltmeler ve itirazlar

Personel hataların düzeltilebileceğini bildiğinde bir sistemi çok daha kolay kabul eder:

1. Elle düzeltmeler: yalnızca yöneticiler yapabilir, gerekçe zorunludur ve her değişiklik kaydedilir (kim, ne zaman, ne).
2. İtirazlar: belirli bir süre içinde (örneğin puantaj yayımlandıktan sonra beş iş günü) adı belirtilen bir kanaldan yapılır.
3. Yanıt süresi: yöneticiler taahhüt edilen bir süre içinde yanıt verir.
4. İşaretler hüküm değildir: işaretli bir fotoğraf incelenir ve herhangi bir işlemden önce çalışana sorulur.

6. bölüm: Çalışanların verileri üzerindeki hakları

Personelin kendi mesai verilerini nasıl görebileceğini, düzeltme talep edebileceğini, işlemeyle ilgili nasıl soru sorabileceğini ve kiminle iletişime geçeceğini açıklayın. Veri koruma mevzuatı veri sahiplerine bir dizi hak tanır; bunları yürürlükteki metne göre listeleyin.

İnsanların kabul etmesi için yaygınlaştırmak

• Politikayı uygulanmaya başlamadan önce, sade dilli tek sayfalık bir özetle paylaşın.
• Somut örneklerle kısa bir bilgilendirme yapın: “Bir mesai girişi fotoğrafı çektiğinizde kaydedilen şey bu.”
• Saklayabileceğiniz ve doğrulayabileceğiniz bir biçimde onay belgesi (veya seçtiğiniz dayanak buysa açık rıza) alın.
• Verileri bordro için kullanmadan önce bir ila iki haftalık bir pilot yapın. Fotoğrafla mesai girişi yaygınlaştırma rehberimize bakın.

SnapID Mark politikaya nasıl uyar

• Konum yalnızca bir fotoğraf çekildiğinde kaydedilir. Uygulama konumu arka planda takip etmez.
• Personel kendi kayıtlarını, elle girişler dahil (etiketli, gerekçesiyle), Mesai kayıtlarım bölümünde görür.
• Yöneticiler elle düzeltmeleri bir değişiklik kaydıyla yapar ve yönetim sitesi bir denetim kaydı tutar.
• Herkese açık doğrulama sayfası kesin koordinatları değil, yalnızca yuvarlanmış bir bölgeyi gösterir.
• Yüz tanıma yoktur. Kullanıcılar hesaplarını uygulamada veya webde silebilir.

Ana sayfadaki güvenlik ve SSS bölümlerine bakın.

SSS

13/2023 sayılı Kararname hâlâ geçerli mi?

Yayımlanmış kaynaklara göre 1 Ocak 2026’dan itibaren Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve 356/2025/NĐ-CP sayılı Kararname yürürlüğe girdi ve 13/2023 sayılı Kararname’nin yerini aldı. Resmi metinleri kontrol edin ve bir avukata sorun.

Çalışan onayı almak zorunda mıyız?

Dayandığınız hukuki dayanağa bağlıdır. Dayanak ne olursa olsun, toplamadan önce açık bilgilendirme iyi bir uygulamadır.

Mesai girişi fotoğrafları ne kadar saklanmalı?

Her işletme için tek bir rakam yok. Bunu bordro, mutabakat ve uyuşmazlık ihtiyaçlarına bağlayın, politikaya yazın ve hukuki görüş alın.

Bir çalışan fotoğraflı mesaiyi reddederse?

Nedenini dinleyin, tam olarak neyin toplandığını açıklayın ve makul bir alternatif düşünün. Açıklama yapmadan dayatmak genellikle ters teper.

Politikanız hazır olduğunda SnapID Mark’ı indirin ve küçük bir ekiple pilot uygulama yapın.