Come scrivere una policy sulle presenze con foto accettata da tutti
Scrivi una policy sulle presenze con foto su informativa e consenso, dati raccolti, conservazione, ricorsi e correzioni, tenendo conto delle norme vietnamite.
Una buona policy sulle presenze con foto risponde alle domande del personale prima ancora che vengano poste: cosa si raccoglie, quando, chi lo vede, per quanto tempo si conserva e come si correggono gli errori. Quando le risposte sono chiare e condivise in anticipo, la maggior parte delle resistenze svanisce. Questo articolo percorre una policy sezione per sezione, con note sul quadro vietnamita di protezione dei dati personali.
Nota: questo articolo è un’informazione generale, non una consulenza legale. Le norme sulla protezione dei dati e sul lavoro cambiano, quindi verifica i testi ufficiali e consulta un legale per la tua situazione specifica.
Il quadro giuridico (in sintesi)
Il Decreto 13/2023/NĐ-CP sulla protezione dei dati personali, in vigore dal 1° luglio 2023, è stato il primo insieme organico di regole in Vietnam: trattare i dati per uno scopo dichiarato, informare l’interessato, rendere il consenso chiaro e libero (il silenzio non vale) e rispettare i diritti delle persone sui propri dati.
Dal 1° gennaio 2026 è entrata in vigore la Legge sulla protezione dei dati personali (Legge n. 91/2025/QH15), e il Decreto 356/2025/NĐ-CP, che ne dà attuazione, ha sostituito il Decreto 13/2023. I principi fondamentali restano, in forma più dettagliata. Se stai scrivendo una policy oggi, confrontala con la nuova legge e il nuovo decreto, non solo con il Decreto 13.
Le regole sulle presenze fanno di solito parte anche del regolamento interno del lavoro dell’azienda ai sensi del Codice del lavoro 2019, che prevede passaggi propri di adozione e notifica.
Indicazioni pratiche per le presenze con foto:
- Scopo chiaro: i dati servono solo a confermare la presenza, calcolare l’orario di lavoro e risolvere le relative contestazioni.
- Informativa prima della raccolta: il personale sa quali dati, perché, chi li tratta e per quanto tempo.
- Base giuridica: può essere il consenso o un caso in cui la legge consente il trattamento senza consenso (come l’esecuzione di un contratto). Quale base si applica è una domanda per il consulente legale.
- Minimizzazione: non raccogliere più di quanto serve.
Sezione 1: Ambito e scopo
Breve e concreta:
- A chi si applica: personale che lavora nei siti registrati e team in movimento.
- Scopo: registrare entrata, uscita e luogo di lavoro, calcolare le ore e fornire prove in caso di contestazioni.
- Non viene usata per: tracciare la posizione fuori dall’orario di lavoro, giudicare la vita privata, condividere i dati con terzi estranei.
Sezione 2: Cosa si raccoglie, e quando
È la sezione che crea più fiducia. Sii preciso:
| Dato | Quando viene raccolto | Scopo |
|---|---|---|
| Foto di entrata | Solo quando il dipendente la scatta | Confermare la presenza e il contesto |
| Ora di scatto (ora affidabile) | Allo scatto | Ore, puntualità o ritardo |
| Coordinate GPS e precisione | Allo scatto | Confronto con il luogo di lavoro |
| Indirizzo e nome del sito | Allo scatto | Visualizzazione nel foglio presenze |
| Segnali di integrità (posizione fittizia, dispositivo con root, scarto dell’orologio) | Allo scatto e al caricamento | Individuare anomalie |
Dillo chiaramente: nessun tracciamento continuo della posizione, nessun accesso a contatti, messaggi o altre foto del telefono. Se non usi il riconoscimento facciale, dillo, perché i dati biometrici sono in genere considerati sensibili e soggetti a requisiti più severi.
Sezione 3: Chi può vederli e per quanto si conservano
- Accesso: amministratori aziendali designati e ufficio HR o paghe. I colleghi non vedono le foto di entrata degli altri.
- Conservazione: fissa un periodo specifico legato a paghe, riconciliazioni e gestione delle contestazioni. Per esempio, conserva i dati durante il rapporto di lavoro e per un periodo ragionevole dopo la cessazione, poi eliminali. Fai confermare la cifra esatta dal tuo consulente legale.
- Chi lascia l’azienda: indica per quanto tempo si conservano i dati delle presenze dopo l’uscita e perché.
Sezione 4: Regole sulle presenze
- Inizio del turno e tolleranza (per esempio, un turno alle 08:00 con ritardo conteggiato dopo le 08:15).
- Siti validi e cosa succede al di fuori (blocco o segnalazione).
- Contenuto della foto: deve essere visibile il dipendente o un contesto identificativo.
- Uscita dimenticata: avvisare un amministratore entro il giorno lavorativo successivo.
- Comportamenti vietati: falsificatori di posizione, timbrature per conto di altri, modifica delle foto. Vedi come fermare le frodi sulle presenze per il significato di ogni segnalazione.
Sezione 5: Correzioni e ricorsi
Il personale accetta un sistema molto più volentieri quando sa che gli errori si possono correggere:
- Correzioni manuali: possono farle solo gli amministratori, la motivazione è obbligatoria e ogni modifica viene registrata (chi, quando, cosa).
- Ricorsi: presentati entro una finestra stabilita (per esempio, cinque giorni lavorativi dopo la pubblicazione del foglio presenze) tramite un canale indicato.
- Tempi di risposta: i responsabili rispondono entro un termine concordato.
- Le segnalazioni non sono verdetti: una foto segnalata viene esaminata e si chiede al dipendente prima di qualsiasi provvedimento.
Sezione 6: Diritti dei dipendenti sui propri dati
Spiega come il personale può vedere i propri dati di presenza, chiedere correzioni, porre domande sul trattamento e a chi rivolgersi. La normativa sulla protezione dei dati riconosce agli interessati una serie di diritti, quindi elencali in base al testo attualmente in vigore.
Introdurla in modo che venga accettata
- Condividi la policy prima che si applichi, con una sintesi di una pagina in linguaggio semplice.
- Organizza un breve incontro con esempi concreti: “Quando scatti una foto di entrata, ecco cosa viene registrato.”
- Raccogli una presa visione (o il consenso, se è la base che hai scelto) in una forma che puoi conservare e verificare.
- Fai una prova di una o due settimane prima di usare i dati per le paghe. Vedi la nostra guida all’introduzione delle presenze con foto.
Come si inserisce SnapID Mark nella policy
- La posizione viene registrata solo quando si scatta una foto. L’app non traccia la posizione in background.
- Il personale vede i propri record in Le mie presenze, comprese le voci inserite a mano (contrassegnate, con la motivazione).
- Gli Admin fanno correzioni manuali con un registro delle modifiche, e il sito di amministrazione conserva un registro delle attività.
- La pagina di verifica pubblica mostra solo un’area arrotondata, non le coordinate esatte.
- Non c’è riconoscimento facciale. Gli utenti possono eliminare il proprio account nell’app o sul web.
Vedi le sezioni sicurezza e FAQ della home page.
Domande frequenti
Il Decreto 13/2023 si applica ancora?
Secondo le fonti pubblicate, dal 1° gennaio 2026 sono entrati in vigore la Legge sulla protezione dei dati personali e il Decreto 356/2025/NĐ-CP, che hanno sostituito il Decreto 13/2023. Verifica i testi ufficiali e chiedi a un legale.
Dobbiamo ottenere il consenso dei dipendenti?
Dipende dalla base giuridica su cui ti basi. Qualunque sia la base, un’informativa chiara prima della raccolta è una buona pratica.
Per quanto tempo conservare le foto di entrata?
Non c’è un numero unico valido per ogni azienda. Collegalo alle esigenze di paghe, riconciliazione e contestazioni, scrivilo nella policy e chiedi un parere legale.
E se un dipendente rifiuta le presenze con foto?
Ascolta il motivo, spiega esattamente cosa viene raccolto e valuta un’alternativa ragionevole. Imporla senza spiegazioni di solito si ritorce contro.
Quando la tua policy è pronta, scarica SnapID Mark e provala con un piccolo team.