如何撰寫員工能接受的相片打卡規範
撰寫相片打卡規範：告知與同意、收集的資料、保存期限、申訴與修正，並考量越南的個資保護規定。
好的 相片打卡規範 會在員工發問之前就回答他們的問題：收集什麼、什麼時候收集、誰看得到、保存多久，以及出錯時如何修正。當這些答案清楚且事先公布，大部分的抗拒就會消失。本文逐段說明一份規範，並附上關於越南個資保護框架的說明。
注意： 本文為一般資訊，不構成法律意見。個資保護和勞動規定會變動，請查閱官方文件，並就你的具體情況諮詢律師。
法律背景（概要）
自 2023 年 7 月 1 日起施行的 第 13/2023/NĐ-CP 號個人資料保護議定，是越南第一套完整的規則：依明確的目的處理資料、告知資料當事人、同意必須清楚且出於自願（沉默不算同意），並尊重個人對其資料的權利。
自 2026 年 1 月 1 日 起，《個人資料保護法》（第 91/2025/QH15 號法律） 施行，指導該法的 第 356/2025/NĐ-CP 號議定 取代了第 13/2023 號議定。核心原則延續下來，並更加詳細。如果你今天在起草規範，請依新法和新議定檢查，而不只是第 13 號議定。
依 2019 年《勞動法》，出勤規則通常也是公司 內部勞動規則 的一部分，有其自己的訂定和通知程序。
對相片打卡的實務重點：
- 明確的目的：資料只用於確認出勤、計算工時和解決相關爭議。
- 收集前告知：員工知道收集什麼資料、為什麼、由誰處理、保存多久。
- 法律依據：可能是同意，或法律允許不經同意處理的情況（例如履行契約）。哪一種依據適用，請諮詢法律顧問。
- 最少化：收集的資料不超過需要。
第一段：範圍與目的
簡短且具體：
- 適用對象：在已登錄地點工作的員工和機動團隊。
- 目的：記錄上班打卡、下班打卡和工作地點、計算工時，並在爭議時提供證據。
- 不用於：在工作時間外追蹤位置、評斷私生活、分享給無關的第三方。
第二段：收集什麼，以及何時收集
這一段最能建立信任。請寫得精確：
| 資料 | 收集時機 | 目的 |
|---|---|---|
| 上班打卡相片 | 只在員工拍攝時 | 確認在場和情境 |
| 拍攝時間（可信時間） | 拍攝時 | 工時、準時或遲到 |
| GPS 座標和精確度 | 拍攝時 | 與工作地點比對 |
| 地址和地點名稱 | 拍攝時 | 顯示在工時表上 |
| 完整性訊號（模擬位置、已 root 的裝置、時鐘偏差） | 拍攝和上傳時 | 發現異常 |
直接寫明：不持續追蹤位置，不存取手機上的聯絡人、訊息或其他相片。如果你不使用人臉辨識，也請說明，因為生物特徵資料通常被視為敏感資料，要求更嚴格。
第三段：誰看得到，保存多久
- 存取權限：指定的公司管理員，以及人資或薪資人員。同事之間看不到彼此的打卡相片。
- 保存期限：訂定與薪資、對帳和爭議處理相關的具體期限。例如在職期間及離職後一段合理期間內保存，之後刪除。確切數字請由你的法律顧問確認。
- 離職員工：說明離職後出勤資料保存多久，以及原因。
第四段：出勤規則
- 上班時間和寬限時間（例如 08:00 的班次，08:15 後算遲到）。
- 有效的地點，以及在範圍外時的處理方式（禁止或標記）。
- 相片內容：必須拍到員工本人或可辨識的情境。
- 忘記下班打卡：最晚在下一個工作日告知管理員。
- 禁止行為：位置偽裝工具、代打卡、編輯相片。各種標記的意義請參考 如何防止打卡作弊。
第五段：修正與申訴
當員工知道 錯誤可以被修正 時，會更容易接受一套系統：
- 手動修正：只有管理員能進行，必須附理由，每次變更都會記錄（誰、何時、改了什麼）。
- 申訴：在規定期限內（例如工時表公布後五個工作天內），透過指定管道提出。
- 回應時間：主管在承諾的期限內回覆。
- 標記不是判決：被標記的相片會先經過審核，在採取任何行動前會先詢問員工。
第六段：員工對其資料的權利
說明員工如何查看自己的出勤資料、要求更正、詢問資料處理方式，以及聯絡誰。個資保護法賦予資料當事人多項權利，請依現行條文列出。
推行方式，讓大家願意接受
- 在規範生效 之前 公布，並附一頁白話摘要。
- 舉行簡短說明會，舉具體例子：「當你拍上班打卡相片時，會記錄這些東西。」
- 以可保存、可查核的形式取得確認（或同意，如果那是你選擇的依據）。
- 在把資料用於薪資前，先試行一到兩週。請參考我們的 相片打卡導入指南。
SnapID Mark 如何符合這份規範
- 只在拍照時 記錄位置。App 不會在背景追蹤位置。
- 員工在 我的出勤 中查看自己的記錄，包括手動補登的記錄（有標示並附理由）。
- 管理員手動修正時會保留 變更記錄，管理網站也有稽核記錄。
- 公開驗證頁面只顯示 約略區域，不顯示精確座標。
- 沒有人臉辨識。使用者可以在 App 或網頁上刪除帳號。
常見問題
第 13/2023 號議定還適用嗎？
根據已公布的資料，自 2026 年 1 月 1 日起，《個人資料保護法》和第 356/2025/NĐ-CP 號議定已施行，取代了第 13/2023 號議定。請查閱官方文件並諮詢律師。
我們一定要取得員工同意嗎？
取決於你依據的法律基礎。不論依據為何，收集前清楚告知都是良好做法。
打卡相片應該保存多久？
沒有適用於所有企業的單一數字。請與薪資、對帳和爭議處理的需求連結，寫進規範，並諮詢法律意見。
如果員工拒絕相片打卡怎麼辦？
聽聽原因，清楚說明收集了什麼，並考慮合理的替代方案。沒有說明就強制推行，通常會適得其反。
規範準備好之後，下載 SnapID Mark，先找一個小團隊試行。