Nhật ký công trình điện tử: quy định, cách làm, vai trò ảnh
Nhật ký thi công dạng điện tử có được không, cần gì để đáng tin, ba cách triển khai từ Excel ký số tới phần mềm, và ảnh có mã xác thực bổ sung vào đâu.
Sổ nhật ký thi công giấy vẫn rất phổ biến: ghi tay mỗi ngày, ký xác nhận, đóng quyển. Nhưng ngày càng nhiều chủ đầu tư và nhà thầu hỏi về nhật ký công trình điện tử: có được phép không, làm bằng gì, và làm sao để nó đáng tin như sổ giấy.
Lưu ý: Bài viết chỉ mang tính thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý. Hãy đối chiếu văn bản gốc còn hiệu lực, hợp đồng của bạn và hỏi bộ phận pháp chế hoặc cơ quan quản lý xây dựng.
Có được làm nhật ký thi công dạng điện tử không
Theo Thông tư 10/2021/TT-BXD hướng dẫn Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình, Điều 8 về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý thi công cho phép dùng định dạng tập tin điện tử cho nhật ký thi công xây dựng công trình và biên bản nghiệm thu công việc, cùng chữ ký số trên các tài liệu này theo pháp luật về giao dịch điện tử.
Kèm theo đó là các yêu cầu chính:
- Ghi nhận đầy đủ các nội dung cần quản lý trong quá trình thi công theo pháp luật xây dựng.
- Bảo đảm tính chính xác, trung thực của hồ sơ, tài liệu.
- Khi dùng biên bản nghiệm thu dạng điện tử, việc nghiệm thu vẫn phải thực hiện tại công trường.
Hình thức và nội dung nhật ký do chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận trước khi thi công. Vì vậy, quyết định dùng nhật ký điện tử nên được ghi rõ trong hợp đồng hoặc biên bản thỏa thuận.
Nhật ký điện tử khác báo cáo ảnh ở đâu
| Nhật ký thi công | Báo cáo ảnh hằng ngày | |
|---|---|---|
| Vai trò | Hồ sơ quản lý chất lượng, thuộc hồ sơ hoàn thành công trình | Tài liệu trao đổi tiến độ |
| Ai ký | Theo thỏa thuận, thường có nhà thầu và giám sát | Thường chỉ người lập |
| Nội dung | Điều kiện thi công, nhân lực, thiết bị, công việc, sự cố, ý kiến giám sát | Ảnh theo hạng mục kèm chú thích |
| Sửa sau khi ký | Không được tùy ý | Linh hoạt hơn |
Ảnh bổ sung cho nhật ký, không thay thế. Mẫu báo cáo ảnh ở bài mẫu báo cáo công trình bằng hình ảnh hằng ngày.
Ba cách triển khai
1. Word hoặc Excel, xuất PDF và ký số
Mỗi ngày nhà thầu lập một file theo mẫu đã thỏa thuận, xuất PDF, ký số, gửi giám sát ký tiếp. Chi phí thấp, nhưng phải tự quản lý phiên bản và thư mục. Cần chữ ký số cho từng người có trách nhiệm.
2. Phần mềm quản lý dự án có module nhật ký
Nhật ký nhập trên web hoặc điện thoại, có luồng ký, phân quyền, đính kèm ảnh. Theo Tạp chí Công Thương, một số chủ đầu tư lớn trong ngành điện đã đưa nhật ký thi công điện tử ký số vào phần mềm quản lý đầu tư xây dựng của mình, cho phép giám sát góp ý kèm ảnh và ký qua điện thoại. Cách này hợp với chủ đầu tư có nhiều dự án.
3. Sổ giấy kết hợp kho ảnh điện tử
Sổ giấy vẫn là bản chính. Mỗi dòng trong sổ dẫn chiếu tới ảnh điện tử có mã, ví dụ “xem ảnh 01–06, mã SNP-…”. Đây là bước chuyển tiếp dễ nhất cho nhà thầu nhỏ.
Điều gì làm nhật ký điện tử đáng tin
- Ghi đúng ngày. Hạn chế ghi bù cuối tuần. Hệ thống nên lưu thời điểm tạo và sửa.
- Không sửa ngược sau khi ký. Thay đổi phải là bản ghi mới, có lý do.
- Ảnh có giờ và vị trí đáng tin, không theo đồng hồ điện thoại.
- Người ngoài kiểm tra được. Giám sát, kiểm toán, cơ quan quản lý có cách đối chiếu ảnh với bản gốc.
- Lưu trữ đủ lâu theo yêu cầu lưu hồ sơ công trình.
Ảnh có mã xác thực bổ sung vào đâu
Với cả ba cách trên, SnapID Mark lo phần ảnh:
- Mỗi ảnh in giờ mạng tin cậy, địa chỉ, tọa độ, thời tiết, hạng mục và mã SnapID kèm QR. Chỉnh giờ điện thoại không làm đổi giờ trên ảnh. Xem giờ trên dấu.
- Ảnh chụp lúc mất sóng ở tầng hầm vẫn có mã thật, gửi lên workspace khi có mạng. Xem chụp khi không có mạng.
- Ai nhận file ảnh cũng so được với bản gốc bằng dấu vân tay SHA-256 trên trang xác thực. Trang này riêng tư theo mặc định, chỉ hiện thông tin và khu vực làm tròn khoảng 1 km. Xem kiểm tra bằng mã SnapID.
- Owner hoặc Admin đặt mẫu dấu bắt buộc để mọi ảnh của công trình cùng một bố cục. Xem mẫu dấu.
- Xuất ảnh theo ngày ra PDF, Excel hoặc ZIP kèm CSV để đính kèm nhật ký. Xem xuất dữ liệu.
SnapID Mark không phải phần mềm nhật ký thi công: không có mẫu nhật ký, luồng ký hay chữ ký số. Chưa có API để đẩy ảnh sang phần mềm khác. Mã SnapID không phải dấu thời gian được chứng nhận theo pháp luật. Giá trị chứng cứ do cơ quan có thẩm quyền xem xét. Xem giá trị chứng cứ của ảnh có dấu thời gian.
Câu hỏi thường gặp
Ký nhật ký điện tử bằng chữ ký scan có được không?
Văn bản hướng dẫn nói về chữ ký số theo pháp luật giao dịch điện tử. Chữ ký scan là hình ảnh, không phải chữ ký số. Hãy hỏi chủ đầu tư và pháp chế trước khi dùng.
Thời tiết trong nhật ký lấy ở đâu?
Có thể lấy từ ảnh có dấu thời tiết chụp đầu ca và giữa ca. Xem nhật ký thi công bằng ảnh có thời tiết.
Nên chụp những ảnh nào để đính kèm nhật ký?
Ảnh nghiệm thu trước khi che lấp là quan trọng nhất. Xem checklist chụp ảnh nghiệm thu công trình.
Bắt đầu
Tải SnapID Mark và tạo workspace cho công trình trên trang quản trị. So sánh với các phần mềm công trường khác trong bài app chụp ảnh công trình có tọa độ.