Buku Harian Proyek Elektronik: Aturan, Penyiapan, Foto
Bolehkah buku harian proyek dibuat secara elektronik di Vietnam, apa yang membuatnya tepercaya, tiga cara menyiapkannya, dan di mana peran foto terverifikasi.
Buku harian proyek dari kertas masih umum: ditulis tangan setiap hari, ditandatangani, dan dijilid. Namun makin banyak pemilik proyek dan kontraktor yang menanyakan buku harian proyek elektronik: apakah diperbolehkan, dibuat dengan apa, dan bagaimana membuatnya sama tepercayanya dengan buku kertas?
Catatan: Artikel ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum. Cek teks asli yang berlaku, kontrak Anda, serta tim hukum Anda atau otoritas konstruksi.
Apakah buku harian proyek elektronik diperbolehkan di Vietnam?
Surat Edaran (Circular) 10/2021/TT-BXD, yang memandu Dekret 06/2021/ND-CP tentang manajemen mutu konstruksi, memuat satu pasal (Pasal 8) tentang penggunaan teknologi informasi dalam manajemen konstruksi. Pasal itu membolehkan format file elektronik untuk buku harian konstruksi dan untuk berita acara penerimaan pekerjaan, disertai tanda tangan digital pada dokumen-dokumen tersebut sesuai undang-undang transaksi elektronik.
Syarat utama yang menyertainya:
- Mencatat semua hal yang wajib dikelola selama konstruksi menurut hukum konstruksi.
- Menjaga catatan dan dokumen tetap akurat dan sesuai fakta.
- Saat berita acara penerimaan dibuat secara elektronik, penerimaannya sendiri tetap dilakukan di lokasi.
Pemilik proyek dan kontraktor menyepakati bentuk dan isi buku harian sebelum konstruksi dimulai. Jadi keputusan untuk beralih ke elektronik sebaiknya dituangkan dalam kontrak atau kesepakatan tertulis.
Perbedaan buku harian dan laporan foto
| Buku harian proyek | Laporan foto harian | |
|---|---|---|
| Peran | Catatan manajemen mutu, bagian dari berkas penyelesaian | Komunikasi progres |
| Siapa yang menandatangani | Sesuai kesepakatan, biasanya kontraktor dan pengawas | Biasanya hanya pembuatnya |
| Isi | Kondisi, tenaga kerja, peralatan, pekerjaan yang selesai, insiden, komentar pengawas | Foto per item pekerjaan dengan keterangan |
| Mengedit setelah ditandatangani | Tidak sembarangan | Lebih fleksibel |
Foto mendukung buku harian, bukan menggantikannya. Tata letak laporan foto ada di templat laporan foto harian konstruksi.
Tiga cara menyiapkannya
1. Word atau Excel, diekspor ke PDF dan ditandatangani secara digital
Setiap hari kontraktor mengisi templat yang disepakati, mengekspor PDF, menandatanganinya secara digital, lalu mengirimkannya ke pengawas untuk ditandatangani balik. Biayanya rendah, tetapi Anda mengelola versi dan folder sendiri, dan setiap penanggung jawab butuh tanda tangan digital.
2. Software manajemen proyek dengan modul buku harian
Catatan dibuat di web atau ponsel, dengan alur penandatanganan, hak akses, dan lampiran foto. Menurut Majalah Industri dan Perdagangan Vietnam (Tạp chí Công Thương), beberapa pemilik proyek besar di sektor kelistrikan telah memindahkan buku harian proyek bertanda tangan digital ke software investasi konstruksi mereka, sehingga pengawas bisa memberi komentar dengan foto dan menandatangani dari ponsel. Cara ini cocok untuk pemilik proyek dengan banyak proyek.
3. Buku harian kertas plus arsip foto elektronik
Buku kertas tetap menjadi catatan resmi. Setiap catatan merujuk ke foto elektronik yang berkode, misalnya “lihat foto 01–06, kode SNP-…”. Ini langkah awal paling mudah untuk kontraktor kecil.
Apa yang membuat buku harian elektronik tepercaya
- Catatan dibuat pada hari yang benar. Hindari mengejar ketinggalan di akhir pekan. Sistem sebaiknya mencatat kapan catatan dibuat dan diedit.
- Tidak ada pengeditan diam-diam setelah ditandatangani. Perubahan sebaiknya berupa catatan baru dengan alasannya.
- Foto dengan waktu dan lokasi yang tepercaya, bukan jam ponsel.
- Pihak luar bisa mengecek. Pengawas, auditor, dan pihak berwenang punya cara untuk membandingkan foto dengan aslinya.
- Disimpan cukup lama untuk memenuhi ketentuan penyimpanan arsip proyek.
Di mana peran foto terverifikasi
Apa pun cara yang Anda pakai, SnapID Mark menangani fotonya:
- Setiap foto distempel dengan waktu jaringan tepercaya, alamat, koordinat, cuaca, item pekerjaan, dan kode SnapID dengan QR. Mengubah jam ponsel tidak mengubah waktu di foto. Lihat Waktu di stempel.
- Foto yang diambil tanpa sinyal di basement tetap mendapat kode asli dan diunggah ke ruang kerja belakangan. Lihat Memotret offline.
- Siapa pun yang menerima file foto bisa membandingkannya dengan aslinya lewat sidik jari SHA-256 di halaman verifikasi. Halaman itu privat secara default dan hanya menampilkan informasi, dengan area yang dibulatkan sekitar 1 km. Lihat Mengecek kode SnapID.
- Admin menetapkan templat stempel wajib agar setiap foto di proyek punya tata letak yang sama. Lihat Templat stempel.
- Ekspor foto satu hari sebagai PDF, Excel, atau ZIP dengan CSV untuk dilampirkan ke buku harian. Lihat Mengekspor data.
SnapID Mark bukan software buku harian proyek: tidak ada templat buku harian, alur penandatanganan, atau tanda tangan digital. Belum ada API untuk mengirim foto ke software lain. Kode SnapID bukan stempel waktu yang tersertifikasi secara hukum, dan bobotnya sebagai bukti ditentukan oleh pihak berwenang terkait. Lihat apakah foto berstempel waktu sah sebagai bukti.
FAQ
Bolehkah saya menandatangani buku harian elektronik dengan tanda tangan hasil pindaian?
Panduannya merujuk pada tanda tangan digital menurut undang-undang transaksi elektronik. Tanda tangan hasil pindaian adalah gambar, bukan tanda tangan digital. Cek dulu dengan pemilik proyek dan tim hukum Anda.
Dari mana data cuaca untuk buku harian sebaiknya diambil?
Dari foto berstempel cuaca yang diambil di awal dan pertengahan shift. Lihat buku harian proyek berstempel cuaca.
Foto mana yang sebaiknya dilampirkan ke buku harian?
Foto inspeksi sebelum pekerjaan tertutup adalah yang paling penting. Lihat checklist foto inspeksi konstruksi.
Mulai sekarang
Unduh SnapID Mark dan buat ruang kerja untuk proyek di situs admin. Untuk aplikasi lapangan lainnya, lihat aplikasi foto konstruksi dengan GPS.