Un workspace permette a tutti in azienda di scattare foto di lavoro con lo stesso modello e di registrare l’entrata con una foto, e dà al Proprietario e agli Admin tutte le foto sul sito di amministrazione.
Crea un workspace e attendi l'approvazione di SnapID
Crea un workspace nell’app (tocca il nome del workspace sulla fotocamera › Crea workspace) oppure sul sito di amministrazione. Ti serve un account con email verificata. Inserisci il nome dell’azienda, il settore e le dimensioni del team. Sul sito di amministrazione puoi aggiungere partita IVA, numero di telefono e l’uso che ne farai: questo aiuta SnapID a esaminare la richiesta più rapidamente.
Il team SnapID esamina a mano ogni nuovo workspace prima che possa essere usato. Attendi, ti scriveremo un’email appena c’è un esito:
- Durante l’attesa, il workspace mostra In attesa dell’approvazione di SnapID. Non puoi ancora invitare persone né scattare e inviare foto al workspace. Le foto personali continuano a funzionare.
- Sul sito di amministrazione, apri il workspace per vedere cosa hai inviato e scegli Modifica dettagli se necessario. Se SnapID ha bisogno di altre informazioni, la domanda compare lì e arriva anche via email.
- Una volta approvato, ricevi un’email e puoi invitare subito i membri.
- Se non viene approvato, l’email e il sito di amministrazione ne indicano il motivo. Per parlarne, scrivi all’indirizzo di assistenza indicato nella schermata di attesa.
Ogni account può avere 1 workspace in attesa alla volta e creare al massimo 3 workspace in 24 ore.
Unisciti a un workspace
Ti serve un account con email verificata (gli ospiti non possono unirsi). Ci sono tre modi:
- Link di invito: tocca il link inviato dalla tua azienda; l’app si apre e ti chiede se vuoi unirti.
- Codice di 6 caratteri: tocca il nome del workspace sulla fotocamera › Unisciti con un codice, poi digitalo o tocca Incolla codice.
- QR di invito: nella schermata di adesione scegli Scansiona il QR dell’invito e scansiona il codice QR che ti mostra il Proprietario o un Admin.
Se la tua azienda ti ha invitato via email, accedi con quella stessa email e troverai l’invito ad aspettarti con i pulsanti Unisciti e Rifiuta. Una volta entrato, sei un Membro e il nuovo workspace compare nell’elenco dei tuoi workspace.
Diversi codici errati di seguito bloccano l’adesione per qualche minuto. Ogni persona che si unisce occupa uno dei posti del workspace. Se non ci sono più posti, avvisa il Proprietario o un Admin del workspace.
Invita membri
Proprietari e Admin invitano le persone da Membri (nell’app mentre sei nel workspace, oppure sul sito di amministrazione) › Invita membri:
- Link, codice QR o codice: un unico link/codice QR/codice di 6 caratteri condiviso per tutto il workspace. Chiunque lo abbia può unirsi come Membro, quindi condividilo solo all’interno dell’azienda. Tocca Nuovo link per disattivare quello vecchio.
- Via email: inserisci un elenco di email. Ogni persona riceve un invito personale che riserva un posto e scade dopo 7 giorni.
- Importazione CSV (solo sito di amministrazione): aggiungi molte persone in una volta.
Le persone invitate installano SnapID Mark, creano un account, verificano l’email e poi si uniscono come descritto sopra.
L'email di invito non è arrivata
Le email di invito vengono inviate da no-reply@snapidmark.com. Nell’elenco Membri, ogni invito via email mostra uno stato di consegna:
| Stato | Cosa significa |
|---|---|
| Inviato (nessun avviso) | L’email è partita dal nostro sistema e la casella del destinatario l’ha accettata. Se non la trova, chiedigli di controllare la cartella Spam / Promozioni. |
| Non consegnato — l’email è stata respinta | La casella non esiste o l’ha rifiutata (di solito per un errore di battitura nell’indirizzo). |
| Il destinatario l’ha segnalata come spam | Il destinatario ha contrassegnato l’email di invito come indesiderata. |
| Invio bloccato | Questo indirizzo in passato ha respinto un’email o l’ha segnalata come spam, quindi SnapID Mark non gli invia più email, nemmeno quando fai clic su Reinvia. |
Cosa fare:
- Controlla l’indirizzo. Se è sbagliato, annulla l’invito e invita l’indirizzo corretto.
- Chiedi alla persona di aggiungere no-reply@snapidmark.com ai contatti / mittenti attendibili (whitelist) e di annullare un’eventuale segnalazione di spam, poi fai clic su Reinvia.
- Invitala senza email: menu … dell’invito › Copia codice di invito, poi invia il codice via chat o SMS, oppure condividi il link/QR del workspace da Invita membri. La persona si unisce come descritto sopra.
- Indirizzo corretto ma ancora “Invio bloccato”? Contatta l’assistenza SnapID per sbloccarlo, poi fai clic su Reinvia.
Ruoli
| Ruolo | Cosa può fare |
|---|---|
| Proprietario (esattamente 1) | Tutto ciò che può fare un Admin, più: promuovere o declassare gli Admin, sicurezza dell’accesso, piano e fatturazione, trasferire la proprietà, eliminare il workspace. |
| Admin | Gestire i membri (tranne gli altri Admin), i modelli di timbro, i siti e i progetti, vedere foto e presenze di tutto il workspace e controllare gli avvisi. |
| Membro | Scattare foto di lavoro, registrare le presenze e vedere le proprie foto e presenze. |
- Solo il Proprietario può nominare qualcuno Admin.
- Trasferire la proprietà: il Proprietario apre Membri, apre il menu del nuovo Proprietario › Trasferisci proprietà.
- Quando un membro viene sospeso o rimosso, tutte le sue sessioni vengono chiuse. Conserva il proprio account e le proprie foto Personali.
Presenze con foto
In un workspace la fotocamera ha tre modalità: Foto, Entrata e Uscita.
- Scegli Entrata quando inizi a lavorare e scatta una foto. L’app mostra Entrata alle HH:mm.
- A fine giornata scegli Uscita e scatta. Va bene sia la fotocamera anteriore sia quella posteriore, e il selfie non è obbligatorio.
- Controlla il tuo registro in Le mie presenze (ultimi 14 giorni).
Siti (geofence): se la tua azienda ha configurato dei siti, la fotocamera mostra Dentro / Fuori. Quando l’azienda richiede le presenze all’interno di un sito, l’app blocca lo scatto all’esterno e mostra Entra in un sito per scattare foto. Il raggio di ogni sito è impostato dal Proprietario o da un Admin (da 20 m a 50 km).
Stato giornaliero: Puntuale, In ritardo, Entrata mancante, Uscita mancante, Assente, Giorno libero. L’inizio del turno e la soglia di ritardo sono impostati dal Proprietario o da un Admin.
Da sapere:
- Le presenze usano l’ora di scatto affidabile, quindi un’entrata registrata offline viene conteggiata nel giorno e all’ora giusti quando la foto viene caricata più tardi. Le foto caricate con più di 15 minuti di ritardo vengono contrassegnate, così il Proprietario e gli Admin possono fare un controllo incrociato.
- I workspace richiedono la posizione precisa e bloccano le app di posizione fittizia — vedi Posizione e GPS.
- I campi obbligatori non bloccano mai Entrata / Uscita.
- Hai dimenticato di registrare l’uscita? Chiedi al Proprietario o a un Admin, che può inserire manualmente l’ora di uscita.
Proprietario e Admin: il foglio presenze (sito di amministrazione › Presenze):
- Giorno: una riga per persona con entrata, uscita, ore e stato. Scegli il giorno con Oggi / Ieri o con il calendario (fino a 90 giorni indietro).
- Settimana e Mese: giorni lavorati, ritardi, uscite mancanti e ore per persona.
- Qualcuno ha dimenticato l’uscita? Scegli quel giorno e fai clic su Aggiungi uscita.
- L’inizio del turno e la soglia di ritardo si impostano in Regolamento › Turni e presenze.