Mit einem Workspace fotografieren alle in Ihrem Unternehmen Arbeitsfotos mit derselben Vorlage und stempeln per Foto ein, während Inhaber und Admins jedes Foto auf der Admin-Website sehen.
Workspace erstellen und auf die Genehmigung durch SnapID warten
Erstellen Sie einen Workspace in der App (auf der Kamera auf den Namen des Workspaces tippen › Workspace erstellen) oder auf der Admin-Website. Sie brauchen ein Konto mit verifizierter E-Mail. Geben Sie Firmennamen, Branche und Teamgröße ein. Auf der Admin-Website können Sie zusätzlich Steuernummer, Telefonnummer und Verwendungszweck angeben – das hilft SnapID, schneller zu prüfen.
Das SnapID-Team prüft jeden neuen Workspace von Hand, bevor er genutzt werden kann. Bitte haben Sie etwas Geduld, wir informieren Sie per E-Mail über das Ergebnis:
- Während der Wartezeit zeigt der Workspace Wartet auf Genehmigung durch SnapID. Sie können noch niemanden einladen und keine Fotos aufnehmen oder an ihn senden. Private Fotos funktionieren weiterhin.
- Öffnen Sie den Workspace auf der Admin-Website, um Ihre Angaben zu sehen, und wählen Sie bei Bedarf Details bearbeiten. Braucht SnapID weitere Informationen, erscheint die Frage dort und kommt per E-Mail.
- Nach der Genehmigung erhalten Sie eine E-Mail und können sofort Mitglieder einladen.
- Wird er nicht genehmigt, nennen die E-Mail und die Admin-Website den Grund. Wenn Sie darüber sprechen möchten, schreiben Sie an die Support-Adresse im Wartebildschirm.
Jedes Konto kann jeweils 1 wartenden Workspace haben und höchstens 3 Workspaces in 24 Stunden erstellen.
Einem Workspace beitreten
Sie brauchen ein Konto mit verifizierter E-Mail (Gäste können nicht beitreten). Es gibt drei Wege:
- Einladungslink: Tippen Sie auf den Link, den Ihr Unternehmen gesendet hat; die App öffnet sich und fragt, ob Sie beitreten möchten.
- 6-stelliger Code: Tippen Sie auf der Kamera auf den Namen des Workspaces › Mit Code beitreten, geben Sie ihn ein oder tippen Sie auf Code einfügen.
- Einladungs-QR: Wählen Sie im Beitrittsbildschirm Einladungs-QR scannen und scannen Sie den QR-Code, den Ihnen der Inhaber oder ein Admin zeigt.
Hat Ihr Unternehmen Sie per E-Mail eingeladen, melden Sie sich mit genau dieser E-Mail an – die Einladung wartet dann mit den Schaltflächen Beitreten und Ablehnen. Nach dem Beitritt sind Sie Mitglied, und der neue Workspace erscheint in Ihrer Workspace-Liste.
Mehrere falsche Codes hintereinander sperren den Beitritt für einige Minuten. Jede Person, die beitritt, belegt eine der Lizenzen des Workspaces. Sind keine Lizenzen mehr frei, wenden Sie sich an den Inhaber oder einen Admin des Workspaces.
Mitglieder einladen
Inhaber und Admins laden über Mitglieder (in der App, während Sie im Workspace sind, oder auf der Admin-Website) › Mitglieder einladen ein:
- Link, QR-Code oder Code: ein gemeinsamer Link/QR-Code/6-stelliger Code für den gesamten Workspace. Jeder, der ihn hat, kann als Mitglied beitreten – teilen Sie ihn daher nur innerhalb Ihres Unternehmens. Tippen Sie auf Neuer Link, um den alten zu deaktivieren.
- Per E-Mail: Geben Sie eine Liste von E-Mails ein. Jede Person erhält eine persönliche Einladung, die eine Lizenz reserviert und nach 7 Tagen abläuft.
- CSV-Import (nur Admin-Website): viele Personen auf einmal hinzufügen.
Eingeladene installieren SnapID Mark, erstellen ein Konto, verifizieren ihre E-Mail und treten dann wie oben beschrieben bei.
Einladungs-E-Mail ist nicht angekommen
Einladungs-E-Mails werden von no-reply@snapidmark.com gesendet. In der Liste Mitglieder zeigt jede E-Mail-Einladung einen Zustellstatus:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Gesendet (keine Warnung) | Die E-Mail hat unser System verlassen und das Postfach des Empfängers hat sie angenommen. Findet die Person sie nicht, bitten Sie sie, im Ordner Spam / Werbung nachzusehen. |
| Nicht zugestellt – die E-Mail war unzustellbar | Das Postfach existiert nicht oder hat sie abgelehnt (meist ein Tippfehler in der Adresse). |
| Der Empfänger hat sie als Spam gemeldet | Der Empfänger hat die Einladungs-E-Mail als Junk markiert. |
| Senden blockiert | An diese Adresse war schon einmal eine E-Mail unzustellbar oder sie hat Spam gemeldet, daher schickt SnapID Mark ihr keine E-Mails mehr – auch nicht, wenn Sie auf Erneut senden klicken. |
Was Sie tun können:
- Adresse prüfen. Ist sie falsch, stornieren Sie diese Einladung und laden Sie die richtige Adresse ein.
- Bitten Sie die Person, no-reply@snapidmark.com zu ihren Kontakten / sicheren Absendern hinzuzufügen (Whitelist) und eine Spam-Markierung aufzuheben, und klicken Sie dann auf Erneut senden.
- Ohne E-Mail einladen: Menü … der Einladung › Einladungscode kopieren, dann den Code per Chat oder SMS senden, oder den Workspace-Link/QR-Code über Mitglieder einladen teilen. Die Person tritt wie oben beschrieben bei.
- Adresse korrigiert, aber immer noch „Senden blockiert“? Kontaktieren Sie den SnapID-Support, um sie freischalten zu lassen, und klicken Sie dann auf Erneut senden.
Rollen
| Rolle | Was sie darf |
|---|---|
| Inhaber (genau 1) | Alles, was ein Admin darf, plus: Admins ernennen oder herabstufen, Anmeldesicherheit, Tarif und Abrechnung, Inhaberschaft übertragen, Workspace löschen. |
| Admin | Mitglieder verwalten (außer andere Admins), Stempelvorlagen, Standorte und Projekte, Fotos und Anwesenheit des gesamten Workspaces einsehen und Hinweise prüfen. |
| Mitglied | Arbeitsfotos aufnehmen, einstempeln und die eigenen Fotos und die eigene Anwesenheit sehen. |
- Nur der Inhaber kann jemanden zum Admin machen.
- Inhaberschaft übertragen: Der Inhaber öffnet Mitglieder, öffnet das Menü des neuen Inhabers › Inhaberschaft übertragen.
- Wird ein Mitglied gesperrt oder entfernt, werden alle seine Sitzungen abgemeldet. Konto und private Fotos behält es.
Anwesenheit per Foto
In einem Workspace hat die Kamera drei Modi: Foto, Einstempeln und Ausstempeln.
- Wählen Sie zu Arbeitsbeginn Einstempeln und machen Sie ein Foto. Die App zeigt Eingestempelt HH:mm.
- Wählen Sie am Ende des Tages Ausstempeln und fotografieren Sie. Front- und Rückkamera funktionieren beide, ein Selfie ist nicht nötig.
- Ihre Einträge sehen Sie unter Meine Anwesenheit (letzte 14 Tage).
Standorte (Geofence): Hat Ihr Unternehmen Standorte eingerichtet, zeigt die Kamera Innerhalb / Außerhalb. Verlangt das Unternehmen Anwesenheit innerhalb eines Standorts, blockiert die App die Aufnahme außerhalb und meldet Begeben Sie sich in einen Standort, um Fotos aufzunehmen. Den Radius jedes Standorts legt der Inhaber oder ein Admin fest (20 m bis 50 km).
Tagesstatus: Pünktlich, Verspätet, Einstempeln fehlt, Ausstempeln fehlt, Abwesend, Freier Tag. Schichtbeginn und Verspätungsgrenze legt der Inhaber oder ein Admin fest.
Gut zu wissen:
- Die Anwesenheit nutzt die vertrauenswürdige Aufnahmezeit, sodass ein Offline-Einstempeln mit dem richtigen Tag und der richtigen Uhrzeit erfasst wird, wenn das Foto später hochgeladen wird. Fotos, die mehr als 15 Minuten verspätet hochgeladen werden, werden markiert, damit Inhaber und Admins sie gegenprüfen können.
- Workspaces erfordern einen genauen Standort und blockieren Apps für simulierte Standorte – siehe Standort und GPS.
- Pflichtfelder blockieren nie das Ein- oder Ausstempeln.
- Ausstempeln vergessen? Wenden Sie sich an den Inhaber oder einen Admin; sie können eine Ausstempelzeit manuell eintragen.
Inhaber und Admins: der Stundenzettel (Admin-Website › Anwesenheit):
- Tag: eine Zeile pro Person mit Einstempeln, Ausstempeln, Stunden und Status. Wählen Sie den Tag mit Heute / Gestern oder über den Kalender (bis 90 Tage zurück).
- Woche und Monat: Arbeitstage, Verspätungen, fehlendes Ausstempeln und Stunden pro Person.
- Hat jemand das Ausstempeln vergessen? Wählen Sie den Tag und klicken Sie auf Ausstempeln ergänzen.
- Schichtbeginn und Verspätungsgrenze legen Sie unter Regelwerk › Schichten & Anwesenheit fest.