Admin-Website für Workspaces · Hilfe

Die Admin-Website unter app.snapidmark.com ist der Ort, an dem Inhaber und Admins ihren Workspace führen: Fotos, Anwesenheit, Mitglieder, Stempelvorlagen, Standorte und Projekte. Sie funktioniert in Desktop- und Mobilbrowsern.

Die Seitenleiste folgt Ihrer Arbeitsweise: Heute (Übersicht) · Prüfen (Fotos, Anwesenheit, Berichte & Exporte) · Unternehmensregeln (Regelwerk) · Team & Einstellungen (Mitglieder, Unternehmen, Anmeldesicherheit, Tarif & Abrechnung, Audit-Protokoll). Neue Workspaces sehen in der Übersicht die Karte Richten Sie Ihren Workspace ein mit 4 Schritten: Regeln festlegen, Mitglieder einladen, erstes Foto eines Mitglieds, prüfen und exportieren.

Öffnen Sie app.snapidmark.com.
Melden Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail und Ihrem Passwort an oder nutzen Sie Mit Google fortfahren. Es ist dasselbe Konto wie in der SnapID Mark App.
Wenn Sie mehrere Workspaces verwalten, wählen Sie den Workspace aus, den Sie öffnen möchten. Bei nur einem gelangen Sie direkt zur Übersicht.

Gut zu wissen:

Nur Inhaber und Admins können die Admin-Website nutzen. Mitglieder sehen Admin-Zugriff erforderlich – sie nutzen stattdessen die App auf dem Telefon.
Noch kein Konto? Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf Konto erstellen – siehe Konto erstellen. Erstellen Sie dann den Workspace Ihres Unternehmens und werden Sie dessen Inhaber. Ein neuer Workspace wartet auf die Genehmigung durch SnapID, bevor Sie Personen einladen können, siehe Workspace erstellen und auf die Genehmigung warten.
Ihre E-Mail muss verifiziert sein. Der Bildschirm Verifizieren Sie Ihre E-Mail bietet E-Mail erneut senden, Verknüpfungen zu Gmail/Outlook und geht von selbst weiter, sobald Sie den Link geöffnet haben.
Nach mehreren falschen Passwörtern wird die Anmeldung für 5 Minuten pausiert. Setzen Sie es über Passwort vergessen? zurück – siehe Passwort vergessen.
Hat Ihr Workspace die Zwei-Faktor-Verifizierung eingeschaltet, brauchen Sie den Code aus einer Authenticator-App auf Ihrem Telefon. Code abgelehnt? Prüfen Sie die Uhrzeit Ihres Telefons und verwenden Sie den neuesten Code.
Die Admin-Website meldet Sie nach einer gewissen Zeit der Inaktivität ab.

Fotos durchsuchen und filtern

Fotos zeigt jedes Arbeitsfoto des Workspaces in Echtzeit.

Öffnen Sie Filter, um nach Mitglied, Projekt, Standort, Fototyp (Foto, Einstempeln, Ausstempeln), Hinweisen, Datum oder benutzerdefiniertem Feld zu filtern. Das Suchfeld akzeptiert einen SnapID-Code oder eine Notiz.
Klicken Sie auf ein Foto, um seine Details zu öffnen: großes Foto, Zeit, Standort auf einer Karte, Fotograf, benutzerdefinierte Felder und Integritätsprüfungen (siehe Hinweise zu Fotos).
Ein Foto mit Hinweis geprüft? Klicken Sie auf Als geprüft markieren, um es von der Aufgabenliste zu entfernen.
Foto löschen, wenn nötig. Der SnapID-Eintrag bleibt bestehen, und die Verifizierungsseite zeigt, dass der Workspace das Foto gelöscht hat. Ein zugehöriger Anwesenheitseintrag bleibt erhalten. Der Inhaber kann das Löschen von Fotos für Admins abschalten.

Die Suche oben (SnapID, Mitglied suchen…) öffnet ein Foto schnell, wenn Sie seinen SnapID-Code haben.

Daten exportieren

Berichte & Exporte bündelt alle Exporte: den Übersichts-PDF per E-Mail sowie Verknüpfungen zu Fotos und Anwesenheit.

Filtern Sie unter Fotos auf die benötigten Fotos und wählen Sie dann ein Exportformat:

Format	Inhalt	Limit
ZIP	Originalfotos + eine Datei `metadata.csv`	Bis zu 2000 Fotos
Excel	Eine Tabelle mit Fotodaten, eine Spalte pro benutzerdefiniertem Feld	Bis zu 2000 Fotos
PDF-Bericht	Fotos mit ihren Details, 2 pro Seite	Bis zu 200 Fotos

Klicken Sie unter Anwesenheit auf Stundenzettel exportieren, um einen Excel-Stundenzettel für die gewählten Tage herunterzuladen.

Exporte werden im Hintergrund vorbereitet. Ist einer fertig, meldet die Admin-Website das und schickt der anfordernden Person eine E-Mail. Download-Links funktionieren 7 Tage lang. Jeder Workspace kann bis zu 2 Exporte gleichzeitig ausführen.

Regelwerk

Das Regelwerk sammelt alle Regeln, die Mitgliedern beim Fotografieren und Einstempeln begegnen, in der Reihenfolge, in der Sie sie einrichten. Jeder Teil fasst die aktuelle Regel in einfachen Worten zusammen. Klicken Sie auf Bearbeiten, um sie zu ändern:

Stempelvorlagen: wie Mitglieder eine Vorlage wählen, die vorausgewählte Vorlage, Teile, die sie nicht ausblenden können, eine Vorlage pro Arbeitsort, Branchenvorlagen. Siehe Vorlagenregeln.
Pflichtangaben: Felder, die Mitglieder beim Fotografieren ausfüllen. Siehe Benutzerdefinierte Felder.
Arbeitsorte: Standorte, Geofences und Projekte.
Schichten & Anwesenheit: Schichtbeginn, Verspätung ab, Arbeitstage, Pause, Zeitzone, Einstempeln nur innerhalb eines Geofence.
Betrugsschutz: falsches GPS wird immer abgelehnt, Netzwerkzeit auf jedem Foto, gerootete oder gejailbreakte Geräte blockieren.
Fotos an den Workspace senden: ob Arbeitsfotos automatisch gesendet werden oder Mitglieder sie auswählen und senden. Siehe Fotos an den Workspace senden.
Branding: Firmenname, Logo und Angaben im Stempel.

Auf breiten Bildschirmen zeichnet das Feld Was Mitglieder sehen rechts den echten Stempel mit Ihrem Logo und Beispieldaten sowie das, was die Kamera von ihnen verlangt.

Fotos an den Workspace senden

Jedes Mitglied hat einen Modus, um Arbeitsfotos an den Workspace zu senden:

Automatisch: Fotos werden direkt nach der Aufnahme an den Workspace gesendet.
Manuell: Fotos bleiben als Noch nicht gesendet auf dem Telefon des Mitglieds. Um sie zu senden, wählt das Mitglied Fotos aus und tippt auf An Workspace senden.

Der Standard des Workspaces ist Manuell. Workspaces, die vor Einführung dieser Einstellung erstellt wurden, nutzen ebenfalls Manuell. Wechseln Sie zu Automatisch, wenn Ihr Unternehmen die Fotos sofort braucht.

Anwesenheitsfotos für Ein- und Ausstempeln werden in beiden Modi immer sofort gesendet.

Mitglieder können den Modus in der App nicht ändern. Das entscheidet der Inhaber oder ein Admin:

Standard ändern: Regelwerk › Fotos an den Workspace senden › Bearbeiten → Automatisch oder Manuell wählen → Speichern. Wer keinen eigenen Modus hat, folgt dem neuen Standard.
Auf alle Mitglieder anwenden: Klicken Sie im selben Dialog auf Auf alle Mitglieder anwenden. Die individuelle Wahl jeder Person wird gelöscht und der Modus gesperrt: Alle nutzen den Standard, niemand kann einen eigenen haben. Klicken Sie auf Entsperren, um ihn wieder pro Person festzulegen.
Pro Person: Unter Mitglieder zeigt die Spalte Fotoversand den Modus jeder Person. Über das Menü … › Fotoversandmodus ändern Sie ihn für eine Person. Um mehrere auf einmal zu ändern, markieren Sie sie und klicken auf Fotoversandmodus festlegen. Wählen Sie Workspace-Standard, damit die Person dem Workspace folgt, wann immer sich dessen Standard ändert.

Eine Modusänderung gilt ab dem nächsten aufgenommenen Foto. Unter Manuell aufgenommene Fotos bleiben auf dem Telefon des Mitglieds, bis es sie auswählt und sendet – auch nachdem Sie zu Automatisch gewechselt haben.

Unter Manuell können Mitglieder nicht gesendete Fotos auch von ihrem Telefon löschen. Die App fragt vorher nach, da Ihr Unternehmen diese Fotos dann nie erhält. Warten Fotos länger als 3 Tage, erinnert die Galerie in der App das Mitglied höchstens einmal am Tag.

Auf der Seite Fotos tragen Fotos, die das Mitglied von Hand gesendet hat, das Label Manuell gesendet. Die Tabellenansicht hat eine Spalte Gesendet (Manuell gesendet oder Automatisch), und die Fotodetails haben eine Zeile Versandart. Fotos, die vor Einführung dieser Einstellung gesendet wurden, zeigen Automatisch.

Jede Änderung des Fotoversandmodus wird im Audit-Protokoll erfasst.

Firmendaten und Einstellungen

Unternehmen: Firmenname (auf jedem Workspace-Foto angezeigt), Branche, Steuernummer, Adresse, Telefon, Website und was im Stempel erscheint. Diese Seite enthält auch die Logo-Bibliothek, siehe Logos. Benutzerdefinierte Felder finden Sie unter Regelwerk › Pflichtangaben.
Mitglieder: einladen, Rollen ändern, sperren, entfernen, Inhaberschaft übertragen – siehe Workspaces und Anwesenheit.
Regelwerk › Stempelvorlagen: Vorlagen für Mitglieder genehmigen, dazu Logo und Angaben pro Vorlage.
Regelwerk › Arbeitsorte: Standorte per Adresssuche, eingefügten Koordinaten oder Tippen auf die Karte anlegen, den Anwesenheitsradius festlegen und Projekte erstellen.
Anmeldesicherheit: erlaubte Anmeldemethoden, verpflichtende Zwei-Faktor-Verifizierung für Inhaber und Admins, Zeit bis zur automatischen Abmeldung bei Inaktivität, ob Admins Fotos löschen dürfen, die Berechtigungen, die das System einem Mitglied aktuell gewährt, und das Widerrufen seiner Sitzungen (zum Beispiel nach einem verlorenen Telefon). Nur der Inhaber kann diese ändern, Admins können sie einsehen. Das Blockieren gerooteter Geräte finden Sie unter Regelwerk › Betrugsschutz.
Audit-Protokoll: ein Verlauf wichtiger Änderungen, 365 Tage aufbewahrt.
Tarif & Abrechnung (nur Inhaber): belegte Lizenzen, Speicher, Kauf weiterer Lizenzen über die App auf einem Telefon, Inhaberschaft übertragen, Workspace löschen.

Gerootete oder gejailbreakte Geräte blockieren

Bei einem gerooteten (Android) oder gejailbreakten (iPhone) Telefon wurden die Systemschutzmechanismen ausgehebelt. Auf solchen Telefonen lassen sich Zeit, Standort oder Apps manipulieren, daher sind dort aufgenommene Fotos weniger vertrauenswürdig.

Standard (aus): Fotos von gerooteten oder gejailbreakten Telefonen werden angenommen, aber mit „Gerootetes / gejailbreaktes Gerät“ markiert. Sie sehen die Markierung in der Fotoliste und auf der Verifizierungsseite – siehe Hinweise.
„Gerootete oder gejailbreakte Geräte blockieren“ an: Workspace-Fotos (einschließlich Ein-/Ausstempeln) von einem gerooteten oder gejailbreakten Telefon werden beim Upload abgelehnt. Das Mitglied sieht in den ausstehenden Uploads „Dieser Workspace akzeptiert keine Fotos von gerooteten oder gejailbreakten Geräten“, und das Foto erreicht den Workspace nicht.
Private Fotos des Mitglieds sind nicht betroffen.

Zum Einschalten: Regelwerk › Betrugsschutz › Bearbeiten → Gerootete oder gejailbreakte Geräte blockieren einschalten. Informieren Sie Ihre Mitglieder vorher, damit alle mit gerootetem Telefon das Gerät wechseln können – abgelehnte Fotos lassen sich nicht erneut senden.

Neue Workspaces starten im kostenlosen Tarif mit 5 Lizenzen. Als Lizenzen zählen aktive, eingeladene und gesperrte Mitglieder.

SnapID-Support kontaktieren

Inhaber und Admins können dem SnapID-Team direkt auf der Admin-Website unter Team & Einstellungen › Support eine Frage stellen oder ein Problem melden.

Klicken Sie auf Neues Ticket, geben Sie einen Betreff ein, wählen Sie eine Kategorie (Frage, Fehler, Abrechnung, Konto, Sonstiges) und eine Priorität (Normal oder Dringend) und beschreiben Sie, was Sie getan haben, was passiert ist und was Sie erwartet haben.
Hängen Sie Screenshots oder PDFs an, falls vorhanden: bis zu 5 Dateien mit je 10 MB. Ihre Workspace-ID, App-Version, Ihr Browser und die Seite, auf der Sie waren, werden automatisch mitgesendet.
Das SnapID-Team antwortet im selben Ticket, und Sie erhalten dann eine E-Mail. Support im Menü zeigt, wie viele Tickets ungelesene Antworten haben.
Führen Sie das Gespräch im selben Ticket weiter. Ist das Problem gelöst, klicken Sie auf Ticket schließen. Brauchen Sie weitere Hilfe? Klicken Sie auf Wieder öffnen.

Jeder Inhaber und Admin des Workspaces kann alle Tickets des Unternehmens lesen und beantworten. Mitglieder können noch keine Tickets eröffnen – sie wenden sich an den Inhaber oder einen Admin des Workspaces.