Site d'administration des espaces de travail · Aide

Le site d’administration app.snapidmark.com est l’endroit où les Propriétaires et les Admins pilotent leur espace de travail : photos, pointage, membres, modèles de tampon, sites et projets. Il fonctionne dans les navigateurs d’ordinateur et de mobile.

La barre latérale suit votre façon de travailler : Aujourd’hui (Vue d’ensemble) · Examiner (Photos, Pointage, Rapports et exports) · Règles de l’entreprise (Règlement) · Équipe et paramètres (Membres, Entreprise, Sécurité de connexion, Forfait et facturation, Journal d’audit). Les nouveaux espaces de travail voient une carte Configurez votre espace de travail sur la Vue d’ensemble, en 4 étapes : définir les règles, inviter des membres, obtenir la première photo d’un membre, examiner et exporter.

Ouvrez app.snapidmark.com.
Connectez-vous avec votre E-mail professionnel et votre mot de passe, ou avec Continuer avec Google. C’est le même compte que dans l’app SnapID Mark.
Si vous gérez plusieurs espaces de travail, choisissez celui à ouvrir. S’il n’y en a qu’un, vous arrivez directement sur la Vue d’ensemble.

Bon à savoir :

Seuls les Propriétaires et les Admins peuvent utiliser le site d’administration. Les Membres voient Accès Admin requis — ils utilisent l’app sur téléphone.
Pas encore de compte ? Cliquez sur Créer un compte sur la page de connexion — voir Créer un compte. Créez ensuite l’espace de travail de votre entreprise et devenez-en le Propriétaire. Un nouvel espace de travail attend l’approbation de SnapID avant que vous puissiez inviter des personnes, voir Créer un espace de travail et attendre l’approbation.
Votre e-mail doit être vérifié. L’écran Vérifiez votre e-mail propose Renvoyer l’e-mail, des raccourcis Gmail/Outlook, et passe de lui-même à la suite une fois le lien ouvert.
Après plusieurs mots de passe erronés, la connexion est suspendue pendant 5 minutes. Utilisez Mot de passe oublié ? pour le réinitialiser — voir Mot de passe oublié.
Si votre espace de travail a activé la Vérification en deux étapes, il vous faut le code d’une application d’authentification sur votre téléphone. Code refusé ? Vérifiez l’heure de votre téléphone et utilisez le code le plus récent.
Le site d’administration vous déconnecte après une période d’inactivité.

Parcourir et filtrer les photos

Photos affiche en temps réel toutes les photos de travail de l’espace de travail.

Ouvrez Filtres pour filtrer par membre, projet, site, type de photo (photo, arrivée, départ), avertissements, date ou champ personnalisé. Le champ de recherche accepte un SnapID ou une note.
Cliquez sur une photo pour ouvrir son détail : la photo en grand, l’heure, la position sur une carte, le photographe, les champs personnalisés et les contrôles d’intégrité (voir Avertissements sur les photos).
Vous avez contrôlé une photo portant un avertissement ? Cliquez sur Marquer comme examiné pour la retirer de la liste des points à traiter.
Supprimer la photo si nécessaire. L’enregistrement SnapID est conservé et la page de vérification indique que l’espace de travail l’a supprimée. Le pointage associé éventuel est conservé. Le Propriétaire peut interdire la suppression de photos aux Admins.

La recherche en haut (Rechercher un SnapID, un membre…) ouvre rapidement une photo dont vous connaissez le code SnapID.

Exporter les données

Rapports et exports regroupe tous les exports : le PDF de synthèse par e-mail, et des raccourcis vers Photos et Pointage.

Dans Photos, filtrez jusqu’aux photos voulues, puis choisissez un format d’export :

Format	Contenu	Limite
ZIP	Photos originales + un fichier `metadata.csv`	Jusqu’à 2000 photos
Excel	Un tableau des données des photos, une colonne par champ personnalisé	Jusqu’à 2000 photos
Rapport PDF	Photos avec leurs détails, 2 par page	Jusqu’à 200 photos

Dans Pointage, cliquez sur Exporter la feuille de temps pour télécharger une feuille de temps Excel pour les dates sélectionnées.

Les exports sont préparés en arrière-plan. Lorsqu’un export est prêt, le site d’administration vous prévient et envoie un e-mail à la personne qui l’a demandé. Les liens de téléchargement sont valables 7 jours. Chaque espace de travail peut lancer jusqu’à 2 exports simultanément.

Règlement

Le Règlement rassemble toutes les règles que rencontrent les membres lorsqu’ils photographient et pointent, dans l’ordre où les configurer. Chaque partie résume la règle en vigueur en termes simples. Cliquez sur Modifier pour la changer :

Modèles de tampon : comment les membres choisissent un modèle, le modèle présélectionné, les éléments qu’ils ne peuvent pas masquer, un modèle par lieu de travail, les modèles sectoriels. Voir Règles des modèles.
Détails obligatoires : les champs que les membres remplissent à la prise de vue. Voir Champs personnalisés.
Lieux de travail : sites, géorepérages et projets.
Horaires et pointage : début de service, heure à partir de laquelle on est en retard, jours travaillés, pause, fuseau horaire, arrivée uniquement dans un géorepérage.
Anti-fraude : faux GPS toujours refusé, heure réseau sur chaque photo, blocage des appareils rootés ou jailbreakés.
Envoi des photos à l’espace de travail : les photos de travail sont-elles envoyées automatiquement, ou les membres les choisissent-ils et les envoient-ils eux-mêmes. Voir Envoi des photos à l’espace de travail.
Image de marque : nom de l’entreprise, logo et détails sur le tampon.

Sur les grands écrans, le panneau Ce que voient les membres à droite dessine le vrai tampon avec votre logo et des données d’exemple, ainsi que ce que l’appareil photo leur demande.

Envoi des photos à l'espace de travail

Chaque membre a un mode d’envoi des photos de travail à l’espace de travail :

Automatique : les photos sont envoyées à l’espace de travail dès leur prise.
Manuel : les photos restent sur le téléphone du membre avec le statut Pas encore envoyé. Pour les envoyer, le membre sélectionne des photos et touche Envoyer à l’espace de travail.

La valeur par défaut de l’espace de travail est Manuel. Les espaces de travail créés avant l’existence de ce réglage utilisent aussi Manuel. Passez à Automatique si votre entreprise a besoin des photos immédiatement.

Les photos de pointage d’arrivée et de départ sont toujours envoyées immédiatement, quel que soit le mode.

Les membres ne peuvent pas changer de mode dans l’app. C’est le Propriétaire ou un Admin qui décide :

Changer la valeur par défaut : Règlement › Envoi des photos à l’espace de travail › Modifier → choisissez Automatique ou Manuel → Enregistrer. Toute personne sans mode propre suit la nouvelle valeur par défaut.
Appliquer à chaque membre : dans la même fenêtre, cliquez sur Appliquer à chaque membre. Le choix individuel de chacun est effacé et le mode est verrouillé : tout le monde utilise la valeur par défaut et personne ne peut avoir son propre mode. Cliquez sur Déverrouiller pour pouvoir de nouveau le définir par personne.
Par personne : dans Membres, la colonne Envoi des photos indique le mode de chacun. Utilisez le menu … › Mode d’envoi des photos pour le changer pour une personne. Pour en changer plusieurs à la fois, cochez-les et cliquez sur Définir le mode d’envoi des photos. Choisissez Valeur par défaut de l’espace de travail pour que la personne suive l’espace de travail chaque fois que sa valeur par défaut change.

Un changement de mode s’applique à partir de la photo suivante. Les photos prises en mode Manuel restent sur le téléphone du membre jusqu’à ce qu’il les choisisse et les envoie, même après le passage à Automatique.

En mode Manuel, les membres peuvent aussi supprimer de leur téléphone les photos non envoyées. L’app demande confirmation, car votre entreprise ne recevra jamais ces photos. Lorsque des photos attendent depuis plus de 3 jours, la Galerie de l’app le rappelle au membre au plus une fois par jour.

Sur la page Photos, les photos envoyées à la main par le membre portent l’étiquette Envoyé manuellement. La vue tableau comporte une colonne Envoyé (Envoyé manuellement ou Automatique) et le détail de la photo une ligne Mode d’envoi. Les photos envoyées avant l’existence de ce réglage affichent Automatique.

Chaque changement du mode d’envoi des photos est enregistré dans le Journal d’audit.

Infos et réglages de l'entreprise

Entreprise : nom de l’entreprise (affiché sur chaque photo de l’espace de travail), secteur, numéro fiscal, adresse, téléphone, site web, et ce qui apparaît sur le tampon. Cette page contient aussi la Bibliothèque de logos, voir Logos. Les champs personnalisés se trouvent dans Règlement › Détails obligatoires.
Membres : inviter, changer les rôles, suspendre, retirer, transférer la propriété — voir Espaces de travail et pointage.
Règlement › Modèles de tampon : approuver des modèles pour les membres, ainsi que le logo et les détails de chaque modèle.
Règlement › Lieux de travail : créer des sites en recherchant une adresse, en collant des coordonnées ou en touchant la carte, définir le rayon de pointage et créer des projets.
Sécurité de connexion : modes de connexion autorisés, vérification en deux étapes obligatoire pour le Propriétaire et les Admins, délai de déconnexion pour inactivité, droit des Admins à supprimer des photos, autorisations actuellement accordées par le système à un membre et révocation de ses sessions (par exemple après la perte d’un téléphone). Seul le Propriétaire peut modifier ces réglages ; les Admins peuvent les consulter. Le blocage des appareils rootés se trouve dans Règlement › Anti-fraude.
Journal d’audit : l’historique des modifications importantes, conservé 365 jours.
Forfait et facturation (Propriétaire uniquement) : places utilisées, stockage, achat de places supplémentaires via l’app sur un téléphone, transfert de propriété, suppression de l’espace de travail.

Bloquer les appareils rootés ou jailbreakés

Un téléphone rooté (Android) ou jailbreaké (iPhone) a vu ses protections système déverrouillées. Sur ces téléphones, l’heure, la position ou les applications peuvent être falsifiées : les photos qui y sont prises sont donc moins fiables.

Par défaut (désactivé) : les photos provenant de téléphones rootés ou jailbreakés sont acceptées mais signalées « Appareil rooté / jailbreaké ». Vous voyez ce signalement dans la liste des photos et sur la page de vérification — voir Avertissements.
« Bloquer les appareils rootés ou jailbreakés » activé : les photos d’espace de travail (pointage compris) prises sur un téléphone rooté ou jailbreaké sont refusées à l’envoi. Le membre voit « Cet espace de travail n’accepte pas les photos d’appareils rootés ou jailbreakés » dans les envois en attente, et la photo n’arrive pas dans l’espace de travail.
Les photos Personnelles du membre ne sont pas concernées.

Pour l’activer : Règlement › Anti-fraude › Modifier → activez Bloquer les appareils rootés ou jailbreakés. Prévenez vos membres avant, pour que ceux qui ont un téléphone rooté puissent changer d’appareil — les photos refusées ne peuvent pas être renvoyées.

Les nouveaux espaces de travail démarrent avec l’offre gratuite de 5 places. Les places comptent les membres actifs, invités et suspendus.

Demander de l'aide à SnapID

Les Propriétaires et les Admins peuvent poser une question à l’équipe SnapID ou signaler un problème directement sur le site d’administration, dans Équipe et paramètres › Support.

Cliquez sur Nouveau ticket, saisissez un objet, choisissez une catégorie (Question, Bug, Facturation, Compte, Autre) et une priorité (Normal ou Urgent), puis décrivez ce que vous avez fait, ce qui s’est passé et ce que vous attendiez.
Joignez des captures d’écran ou des PDF si vous en avez : jusqu’à 5 fichiers de 10 Mo chacun. L’identifiant de votre espace de travail, la version de l’app, le navigateur et la page où vous étiez sont transmis automatiquement.
L’équipe SnapID répond dans le même ticket et vous recevez un e-mail à chaque réponse. Support dans le menu indique combien de tickets ont des réponses non lues.
Poursuivez l’échange dans le même ticket. Une fois le problème résolu, cliquez sur Fermer le ticket. Besoin d’aide à nouveau ? Cliquez sur Rouvrir.

Chaque Propriétaire et Admin de l’espace de travail peut lire et répondre à tous les tickets de l’entreprise. Les Membres ne peuvent pas encore ouvrir de tickets : qu’ils s’adressent au Propriétaire ou à un Admin de l’espace de travail.