Un espace de travail permet à toute votre entreprise de prendre ses photos de travail avec le même modèle et de pointer avec une photo, et donne au Propriétaire et aux Admins accès à toutes les photos sur le site d’administration.
Créer un espace de travail et attendre l'approbation de SnapID
Créez un espace de travail dans l’app (touchez le nom de l’espace de travail sur l’appareil photo › Créer l’espace de travail) ou sur le site d’administration. Il vous faut un compte avec un e-mail vérifié. Saisissez le nom de l’entreprise, le secteur et la taille de l’équipe. Sur le site d’administration, vous pouvez ajouter un numéro fiscal, un numéro de téléphone et l’usage prévu, ce qui aide SnapID à examiner la demande plus vite.
L’équipe SnapID examine chaque nouvel espace de travail à la main avant qu’il puisse être utilisé. Merci de patienter, nous vous écrirons par e-mail dès qu’il y aura un résultat :
- Pendant l’attente, l’espace de travail affiche En attente d’approbation SnapID. Vous ne pouvez pas encore inviter de personnes ni y prendre et envoyer des photos. Les photos Personnelles continuent de fonctionner.
- Sur le site d’administration, ouvrez l’espace de travail pour voir ce que vous avez envoyé et choisissez Modifier les détails si nécessaire. Si SnapID a besoin de plus d’informations, la question s’affiche à cet endroit et arrive par e-mail.
- Une fois approuvé, vous recevez un e-mail et pouvez inviter des membres immédiatement.
- S’il n’est pas approuvé, l’e-mail et le site d’administration en donnent la raison. Pour en discuter, écrivez à l’adresse du support indiquée sur l’écran d’attente.
Chaque compte peut avoir 1 espace de travail en attente à la fois et créer au plus 3 espaces de travail en 24 heures.
Rejoindre un espace de travail
Il vous faut un compte avec un e-mail vérifié (les invités ne peuvent pas rejoindre). Trois possibilités :
- Lien d’invitation : touchez le lien envoyé par votre entreprise ; l’app s’ouvre et vous demande si vous voulez rejoindre l’espace.
- Code à 6 caractères : touchez le nom de l’espace de travail sur l’appareil photo › Rejoindre avec un code, puis saisissez-le ou touchez Coller le code.
- QR d’invitation : sur l’écran d’adhésion, choisissez Scanner le QR d’invitation et scannez le QR code que vous montre le Propriétaire ou un Admin.
Si votre entreprise vous a invité par e-mail, connectez-vous avec ce même e-mail : l’invitation vous attendra avec les boutons Rejoindre et Refuser. Une fois inscrit, vous êtes Membre et le nouvel espace de travail apparaît dans votre liste d’espaces de travail.
Plusieurs codes erronés à la suite bloquent l’adhésion pendant quelques minutes. Chaque personne qui rejoint occupe l’une des places de l’espace de travail. S’il ne reste plus de place, prévenez le Propriétaire ou un Admin de l’espace de travail.
Inviter des membres
Les Propriétaires et les Admins invitent des personnes depuis Membres (dans l’app lorsque vous êtes dans l’espace de travail, ou sur le site d’administration) › Inviter des membres :
- Lien, QR code ou code : un lien / QR code / code à 6 caractères commun à tout l’espace de travail. Toute personne qui le possède peut rejoindre en tant que Membre : ne le partagez donc qu’au sein de votre entreprise. Touchez Nouveau lien pour désactiver l’ancien.
- Par e-mail : saisissez une liste d’e-mails. Chaque personne reçoit une invitation personnelle qui lui réserve une place et expire au bout de 7 jours.
- Import CSV (site d’administration uniquement) : ajoutez de nombreuses personnes d’un coup.
Les personnes invitées installent SnapID Mark, créent un compte, vérifient leur e-mail puis rejoignent l’espace comme décrit plus haut.
L'e-mail d'invitation n'est pas arrivé
Les e-mails d’invitation sont envoyés depuis no-reply@snapidmark.com. Dans la liste Membres, chaque invitation par e-mail affiche un statut de distribution :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Envoyé (sans avertissement) | L’e-mail a quitté notre système et la boîte du destinataire l’a accepté. S’il ne le trouve pas, demandez-lui de regarder dans son dossier Spam / Promotions. |
| Non distribué — l’e-mail a été rejeté | La boîte n’existe pas ou l’a refusé (souvent une faute de frappe dans l’adresse). |
| Le destinataire l’a signalé comme spam | Le destinataire a marqué l’e-mail d’invitation comme indésirable. |
| Envoi bloqué | Cette adresse a déjà rejeté un e-mail ou signalé un spam : SnapID Mark ne lui écrit plus, même si vous cliquez sur Renvoyer. |
Que faire :
- Vérifiez l’adresse. Si elle est erronée, annulez cette invitation et invitez la bonne adresse.
- Demandez à la personne d’ajouter no-reply@snapidmark.com à ses contacts / expéditeurs approuvés (liste blanche) et d’annuler tout signalement de spam, puis cliquez sur Renvoyer.
- Invitez-la sans e-mail : menu … de l’invitation › Copier le code d’invitation, puis envoyez le code par messagerie ou SMS, ou partagez le lien / QR de l’espace de travail depuis Inviter des membres. La personne rejoint comme décrit plus haut.
- Adresse corrigée mais toujours « Envoi bloqué » ? Contactez le support SnapID pour la débloquer, puis cliquez sur Renvoyer.
Rôles
| Rôle | Ce qu’il peut faire |
|---|---|
| Propriétaire (exactement 1) | Tout ce que peut faire un Admin, plus : nommer ou rétrograder des Admins, la sécurité de connexion, le forfait et la facturation, le transfert de propriété, la suppression de l’espace de travail. |
| Admin | Gérer les membres (sauf les autres Admins), les modèles de tampon, les sites et projets, voir les photos et le pointage de tout l’espace de travail, et examiner les avertissements. |
| Membre | Prendre des photos de travail, pointer, et voir ses propres photos et son propre pointage. |
- Seul le Propriétaire peut nommer quelqu’un Admin.
- Transférer la propriété : le Propriétaire ouvre Membres, puis le menu du nouveau Propriétaire › Transférer la propriété.
- Lorsqu’un membre est suspendu ou retiré, toutes ses sessions sont déconnectées. Il conserve son compte et ses photos Personnelles.
Pointage photo
Dans un espace de travail, l’appareil photo a trois modes : Photo, Pointer l’arrivée et Pointer le départ.
- Choisissez Pointer l’arrivée en commençant le travail et prenez une photo. L’app affiche Arrivée pointée HH:mm.
- En fin de journée, choisissez Pointer le départ et photographiez. La caméra avant comme arrière fonctionne, et un selfie n’est pas exigé.
- Consultez votre historique dans Mon pointage (14 derniers jours).
Sites (géorepérage) : si votre entreprise a configuré des sites, l’appareil photo affiche Dans le site / Hors zone. Lorsque l’entreprise exige le pointage dans un site, l’app bloque la prise de vue à l’extérieur et indique Entrez dans un site pour prendre des photos. Le rayon de chaque site est défini par le Propriétaire ou un Admin (de 20 m à 50 km).
Statut du jour : À l’heure, En retard, Arrivée manquante, Départ manquant, Absent, Jour de repos. L’heure de début de service et le seuil de retard sont définis par le Propriétaire ou un Admin.
Bon à savoir :
- Le pointage utilise l’heure de capture fiable : une arrivée pointée hors ligne est enregistrée au bon jour et à la bonne heure lorsque la photo est envoyée plus tard. Les photos envoyées avec plus de 15 minutes de retard sont marquées pour que le Propriétaire et les Admins puissent recouper.
- Les espaces de travail exigent la position précise et bloquent les applications de position fictive — voir Position et GPS.
- Les champs obligatoires ne bloquent jamais Pointer l’arrivée / Pointer le départ.
- Vous avez oublié de pointer le départ ? Demandez au Propriétaire ou à un Admin, qui peut saisir une heure de départ manuelle.
Propriétaire et Admins : la feuille de temps (site d’administration › Pointage) :
- Jour : une ligne par personne avec l’arrivée, le départ, les heures et le statut. Choisissez le jour avec Aujourd’hui / Hier ou le calendrier (jusqu’à 90 jours en arrière).
- Semaine et Mois : jours travaillés, retards, départs manquants et heures par personne.
- Quelqu’un a oublié de pointer son départ ? Choisissez ce jour et cliquez sur Ajouter un départ.
- L’heure de début de service et le seuil de retard se règlent dans Règlement › Horaires et pointage.