Un espacio de trabajo permite que todos en tu empresa tomen fotos de trabajo con la misma plantilla y fichen con una foto, y da al Propietario y a los Admins todas las fotos en la web de administración.
Crear un espacio de trabajo y esperar la aprobación de SnapID
Crea un espacio de trabajo en la app (pulsa el nombre del espacio de trabajo en la cámara › Crear espacio de trabajo) o en la web de administración. Necesitas una cuenta con el email verificado. Introduce el nombre de la empresa, el sector y el tamaño del equipo. En la web de administración puedes añadir un número de identificación fiscal, un teléfono y para qué lo vas a usar, lo que ayuda a SnapID a revisarlo más rápido.
El equipo de SnapID revisa cada espacio de trabajo nuevo manualmente antes de que se pueda usar. Espera un poco; te escribiremos por email cuando haya un resultado:
- Mientras espera, el espacio de trabajo muestra Pendiente de aprobación de SnapID. Todavía no puedes invitar a nadie ni tomar y enviar fotos a él. Las fotos Personal siguen funcionando.
- En la web de administración, abre el espacio de trabajo para ver lo que enviaste y elige Editar detalles si hace falta. Si SnapID necesita más información, la pregunta aparece ahí y también llega por email.
- Una vez aprobado, recibes un email y puedes invitar a miembros enseguida.
- Si no se aprueba, el email y la web de administración indican el motivo. Para hablarlo, escribe a la dirección de soporte que aparece en la pantalla de espera.
Cada cuenta puede tener 1 espacio de trabajo en espera a la vez y crear como máximo 3 espacios de trabajo en 24 horas.
Unirse a un espacio de trabajo
Necesitas una cuenta con el email verificado (los invitados no pueden unirse). Hay tres formas:
- Enlace de invitación: pulsa el enlace que te envió tu empresa; la app se abre y te pregunta si quieres unirte.
- Código de 6 caracteres: pulsa el nombre del espacio de trabajo en la cámara › Unirse con código, y escríbelo o pulsa Pegar código.
- QR de invitación: en la pantalla para unirte, elige Escanear QR de invitación y escanea el código QR que te muestre el Propietario o un Admin.
Si tu empresa te invitó por email, inicia sesión con ese mismo email y la invitación te estará esperando con los botones Unirse y Rechazar. Al unirte, eres Miembro y el nuevo espacio de trabajo aparece en tu lista de espacios de trabajo.
Varios códigos incorrectos seguidos bloquean la unión durante unos minutos. Cada persona que se une ocupa una de las plazas del espacio de trabajo. Si no quedan plazas, avisa al Propietario o a un Admin del espacio de trabajo.
Invitar a miembros
Los Propietarios y Admins invitan a personas desde Miembros (en la app mientras estás en el espacio de trabajo, o en la web de administración) › Invitar miembros:
- Enlace, código QR o código: un enlace/código QR/código de 6 caracteres compartido para todo el espacio de trabajo. Cualquiera que lo tenga puede unirse como Miembro, así que compártelo solo dentro de tu empresa. Pulsa Enlace nuevo para desactivar el anterior.
- Por email: introduce una lista de emails. Cada persona recibe una invitación personal que reserva una plaza y caduca a los 7 días.
- Importar CSV (solo en la web de administración): añade muchas personas a la vez.
Las personas invitadas instalan SnapID Mark, crean una cuenta, verifican su email y luego se unen como se describe arriba.
No llegó el email de invitación
Los emails de invitación se envían desde no-reply@snapidmark.com. En la lista de Miembros, cada invitación por email muestra un estado de entrega:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Enviado (sin aviso) | El email salió de nuestro sistema y el buzón del destinatario lo aceptó. Si no lo encuentra, pídele que revise su carpeta de Spam / Promociones. |
| No entregado: el email rebotó | El buzón no existe o lo rechazó (normalmente por un error al escribir la dirección). |
| El destinatario lo denunció como spam | El destinatario marcó el email de invitación como correo no deseado. |
| Envío bloqueado | Esta dirección ya rebotó o denunció spam antes, así que SnapID Mark ya no le envía emails, aunque hagas clic en Reenviar. |
Qué hacer:
- Revisa la dirección. Si es incorrecta, cancela esa invitación e invita a la dirección correcta.
- Pide a la persona que añada no-reply@snapidmark.com a sus contactos / remitentes seguros (lista blanca) y que quite cualquier marca de spam; luego haz clic en Reenviar.
- Invítala sin email: menú … de la invitación › Copiar código de invitación, y envía el código por chat o SMS, o comparte el enlace/QR del espacio de trabajo desde Invitar miembros. Se une como se describe arriba.
- ¿Dirección corregida pero sigue en “Envío bloqueado”? Contacta con el soporte de SnapID para desbloquearla y luego haz clic en Reenviar.
Roles
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Propietario (exactamente 1) | Todo lo que puede un Admin, y además: ascender o degradar Admins, seguridad del inicio de sesión, plan y facturación, transferir la propiedad, eliminar el espacio de trabajo. |
| Admin | Gestionar miembros (excepto otros Admins), plantillas de sello, sitios y proyectos, ver las fotos y la asistencia de todo el espacio de trabajo y revisar los avisos. |
| Miembro | Tomar fotos de trabajo, fichar y ver sus propias fotos y su asistencia. |
- Solo el Propietario puede convertir a alguien en Admin.
- Transferir propiedad: el Propietario abre Miembros, abre el menú del nuevo Propietario › Transferir propiedad.
- Cuando un miembro es suspendido o quitado, se cierran todas sus sesiones. Conserva su cuenta y sus fotos Personal.
Asistencia con foto
En un espacio de trabajo, la cámara tiene tres modos: Foto, Fichar entrada y Fichar salida.
- Elige Fichar entrada al empezar a trabajar y toma una foto. La app muestra Entrada fichada HH:mm.
- Al final del día, elige Fichar salida y dispara. Sirve tanto la cámara frontal como la trasera, y no hace falta un selfie.
- Consulta tu registro en Mi asistencia (últimos 14 días).
Sitios (geocerca): si tu empresa ha configurado sitios, la cámara muestra Dentro / Fuera. Cuando la empresa exige fichar dentro de un sitio, la app bloquea la captura fuera de él e indica Entra en un sitio para tomar fotos. El radio de cada sitio lo define el Propietario o un Admin (de 20 m a 50 km).
Estado diario: Puntual, Tarde, Falta la entrada, Falta la salida, Ausente, Día libre. El inicio del turno y el umbral de retraso los define el Propietario o un Admin.
Conviene saber:
- La asistencia usa la hora de captura fiable, así que un fichaje sin conexión se registra con el día y la hora correctos cuando la foto se sube más tarde. Las fotos subidas con más de 15 minutos de retraso se marcan para que el Propietario y los Admins puedan contrastarlas.
- Los espacios de trabajo exigen ubicación precisa y bloquean las apps de ubicación simulada: consulta Ubicación y GPS.
- Los campos obligatorios nunca bloquean Fichar entrada / Fichar salida.
- ¿Olvidaste fichar la salida? Pídeselo al Propietario o a un Admin, que puede introducir una hora de salida manual.
Propietario y Admins: la hoja de horas (web de administración › Asistencia):
- Día: una fila por persona con entrada, salida, horas y estado. Elige el día con Hoy / Ayer o el calendario (hasta 90 días atrás).
- Semana y Mes: días trabajados, llegadas tarde, salidas sin fichar y horas por persona.
- ¿Alguien olvidó fichar la salida? Elige ese día y haz clic en Añadir salida.
- El inicio del turno y el umbral de retraso se definen en Reglamento › Turnos y asistencia.