Zeiterfassung für Bautrupps per Handy: Ein Praxisleitfaden

Die Zeiterfassung auf einer Baustelle ist viel schwieriger als im Büro: Teams wechseln im Monat zwischen mehreren Baustellen, provisorische Tore verschieben sich mit dem Baufortschritt, Keller haben keinen Empfang, und die Arbeiter kommen aus mehreren Kolonnen und von Subunternehmern. Fingerabdruck-Stempeluhren am Tor fallen durch Staub und Stromausfälle aus. Papierlisten zeigen Fehler erst am Monatsende. Viele Baubetriebe steigen deshalb auf Zeiterfassung per Handy um, bei der jede Person beim Einstempeln und beim Ausstempeln je ein Foto macht.

Dieser Ratgeber behandelt, was auf dem Bau besonders ist. Für eine allgemeine Einführung siehe den Leitfaden zur Einführung der Foto-Stempeluhr.

Ein Standort pro Baustelle

Legen Sie auf der Admin-Website jede Baustelle als Standort mit Mittelpunkt und Radius an:

Reihenhäuser, kleine Grundstücke: 50 bis 100 m.
Fabriken, große Bauvorhaben, lange Projekte: 200 bis 500 m, oder nach Bereichen in mehrere Standorte aufteilen.
Straßen, Leitungen: in Abschnitte aufteilen, je einen Standort, und diese aktualisieren, wenn die Arbeitsfront weiterzieht.

Geofence-Diagramm: ein Standortmittelpunkt mit einem Radius von 20 m bis 50 km; ein Einstempeln innerhalb zählt für diesen Standort, eines außerhalb wird markiert, damit Inhaber und Admins es prüfen

Setzen Sie den Mittelpunkt an das Tor oder den Baucontainer, wo Arbeiter tatsächlich zum Einstempeln stehen, nicht in die Mitte des Grundstücks. Tipps zum Radius finden Sie unter Geofence-Radius für die Zeiterfassung. Zu GPS-Fehlern in der Nähe hoher Gebäude siehe GPS-Genauigkeit von Telefonen erklärt.

Schwacher Empfang, Keller, abgelegene Baustellen

Hier haben viele Handy-Stempeluhren Probleme. Achten Sie auf eine App, die:

Offline einstempelt und trotzdem die richtige Zeit speichert.
Der Telefonuhr nicht vertraut, damit Arbeiter sie nicht verstellen und dann einstempeln können.
Verspätete Uploads markiert, damit Führungskräfte wissen, bei welchen Einträgen sie nachfragen sollten.

Offline? Kein Problem: ohne Empfang fotografieren, die Fotos bleiben sicher auf dem Telefon, und Workspace-Fotos werden gesendet, sobald wieder eine Verbindung besteht, im Modus Automatisch oder Manuell

Bei SnapID Mark nutzt die Anwesenheit die vertrauenswürdige Aufnahmezeit, Fotos werden hochgeladen, wenn der Empfang zurückkehrt, und Uploads mit mehr als 15 Minuten Verspätung werden markiert. Siehe Foto-Anwesenheit.

Kolonnen, Subunternehmer und Saisonarbeiter

Ein Konto pro Person. Ein Foto beim Einstempeln ist an das Konto gebunden, das es aufgenommen hat, also kann ein Polier nicht die ganze Kolonne einstempeln. Das ist nützlich, wenn Sie genau wissen müssen, wer da war.
Schnell einladen per Link, QR oder 6-stelligem Code, wenn eine neue Kolonne ankommt. Siehe Mitglieder einladen.
Sperren Sie Personen, die die Baustelle verlassen haben, statt sie zu löschen, damit ihr Verlauf erhalten bleibt. Beachten Sie, dass aktive, eingeladene und gesperrte Mitglieder jeweils eine Lizenz belegen.
Subunternehmer können dem Workspace des Hauptauftragnehmers beitreten oder einen eigenen betreiben und Stundenzettel senden. Ersteres lässt sich leichter kontrollieren.

Arbeiter ohne Smartphone

Manche Arbeiter nutzen einfache Tastenhandys oder wollen keine App installieren. Einige Möglichkeiten:

Der Polier führt eine unterschriebene Anwesenheitsliste auf Papier und macht in der App zu Schichtbeginn ein Gruppenfoto der Kolonne als Arbeitsfoto, mit den Feldern Kolonne und Anzahl Personen.
Die Stunden dieser Arbeiter werden am Monatsende von Hand eingetragen und mit den Gruppenfotos abgeglichen.
Halten Sie das in Ihrer Richtlinie fest, um Streit zu vermeiden. Siehe Richtlinie für Foto-Anwesenheit.

Das ist nicht so streng, wie wenn jeder selbst einstempelt, liefert aber bessere Belege als eine Papierliste allein.

Was das Foto beim Einstempeln zeigen sollte

Ein Selfie ist nicht erforderlich. Viele Baustellen fotografieren lieber:

Das Baustellentor oder das Bauschild beim Einstempeln.
Den Arbeitsbereich beim Ausstempeln, was Anwesenheit und Tagesfortschritt in einem festhält.

Foto beim Einstempeln von Arbeitern auf einem Gerüst: KOMMEN 07:52, der Name des Mitglieds, das Unternehmen, „innerhalb des Geofence“, Koordinaten und ein QR-Code — Kein Selfie nötig: die Kolonne bei der Arbeit, mit vertrauenswürdiger Zeit und dem Geofence-Ergebnis im Stempel.

Für strengeren Schutz gegen Stempeln für Kollegen kann Ihre Richtlinie ein Selfie mit Schutzhelm verlangen. Einen Vergleich mit Gesichtserkennungsterminals finden Sie unter Gesichtserkennung vs. GPS-Foto-Zeiterfassung.

Den Monats-Stundenzettel exportieren

Auf der Admin-Website zeigt Anwesenheit den Status jedes Tages: Pünktlich, Verspätet, Einstempeln fehlt, Ausstempeln fehlt, Abwesend, Freier Tag. Klicken Sie auf Stundenzettel exportieren, um eine Excel-Datei für einen Zeitraum herunterzuladen, und übertragen Sie sie dann in Ihre Lohn- oder HR-Software. Vergisst jemand das Ausstempeln, kann ein Inhaber oder Admin die Zeit manuell eintragen. Siehe Daten exportieren.

SnapID Admin-App auf dem Telefon: aus Foto-Einstempelungen erstellte Stundenzettel, mit hervorgehobenen Verspätungen und fehlendem Ausstempeln

Was SnapID Mark nicht bietet

Keine Lohnabrechnung, keinen Akkordlohn, keine Wechselschichten und keine Urlaubsanträge.
Kein Einstempeln per WLAN oder Gesichtserkennung, keinen gemeinsamen Kiosk.
Jeder Arbeiter braucht ein Smartphone und ein Konto mit verifizierter E-Mail.
Noch keine API oder HR-Integrationen, kein SSO.
Ein SnapID-Code ist kein rechtlich zertifizierter Zeitstempel.

Wenn Sie das mit den Procore-Zeitkarten vergleichen, lesen Sie die Procore-Alternative für kleine Baubetriebe. Sie kommen von einer US-Zeiterfassung? Siehe unseren Vergleich zur ClockShark-Alternative.

FAQ

Was, wenn ein Arbeiter mit einer Fake-GPS-App von zu Hause einstempelt?

In einem Workspace sperrt die App die Aufnahme, wenn sie eine App für simulierte Standorte erkennt. Sie können auch gerootete oder gejailbreakte Telefone sperren. Siehe Standort und GPS und Gerootete Geräte sperren.

Ein Arbeiter ist an einem Tag auf zwei Baustellen. Wie stempelt er ein?

Einstempeln auf der ersten Baustelle und Ausstempeln auf der letzten. Arbeitsfotos im Tagesverlauf dokumentieren die Arbeit auf der zweiten Baustelle. Der Stundenzettel nutzt die Ein- und Ausstempelzeit des Tages.

Ist es kostenlos?

Unternehmen starten mit einem kostenlosen Tarif mit 5 Lizenzen. Für größere Teams kauft der Inhaber weitere Lizenzen in der App. Andere kostenlose Optionen finden Sie unter kostenlose GPS-Zeiterfassungs-Apps.

Jetzt starten

Laden Sie SnapID Mark herunter, erstellen Sie einen Workspace auf der Admin-Website und testen Sie es zwei Wochen lang mit einer Kolonne auf einer Baustelle. Sie vergleichen Apps? Siehe die Connecteam-Alternative und die Jibble-Alternative.

Connecteam, Jibble und andere App-Namen in diesem Artikel sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber und werden nur zu beschreibenden Zwecken genannt.