HR-Software oder Foto-Zeiterfassungs-App?

Wer nach „Zeiterfassungssoftware“ sucht, findet unter demselben Suchbegriff zwei sehr unterschiedliche Produktarten. Die eine ist HR-Software wie MISA AMIS, Base oder Tanca, bei der die Zeiterfassung ein Modul neben Personalakten, Dienstplanung, Urlaub und Lohnabrechnung ist. Die andere ist eine Foto-Zeiterfassungs-App wie SnapID Mark, die sich darauf konzentriert zu beweisen, wo und wann jemand war.

Wählen Sie die falsche Art, zahlen Sie entweder für Funktionen, die Sie nicht nutzen, oder Ihnen fehlt der Nachweis, wenn Sie ihn brauchen. Dieser Ratgeber hilft Ihnen, beide auseinanderzuhalten.

Was HR-Software mit Zeiterfassung leistet

Laut den offiziellen Seiten des jeweiligen Anbieters zum Veröffentlichungsdatum:

• MISA AMIS: Einstempeln per App über GPS innerhalb eines festgelegten Radius, Büro-WLAN, QR-Code und FaceID. Mitarbeiter beantragen Korrekturen der Zeiterfassung, Urlaub und Überstunden in der App. Die Zeiterfassung wird mit AMIS Payroll synchronisiert oder über eine API an andere Lohnsoftware angebunden.
• Base: Base Checkin sammelt Zeiterfassungsprotokolle aus mehreren Quellen (Mobilgerät, Gesichtserkennung Base Vision, Stempeluhren) und verknüpft sie mit dem Stundenzettel in der HR-App. Dienstplanung und Lohnabrechnung sind eigene Apps in der Base-Suite.
• Tanca: Einstempeln per GPS, WLAN, QR, Gesicht und KI-Kamera, mehrere Arten von Stundenzetteln und Daten, die in die Lohnabrechnung fließen. Siehe die Tanca-Alternative.

Was sie gemeinsam haben: Die Zeiterfassung speist die Lohnabrechnung. Das System beantwortet „wie viele Tage hat jede Person gearbeitet und was steht ihr zu“.

Was eine Foto-Zeiterfassungs-App leistet

SnapID Mark beantwortet eine andere Frage: „War diese Person um 7:30 Uhr wirklich vor Ort, und kann das jemand prüfen?“

• Jedes Ein- und Ausstempeln ist ein Foto mit einer mit dem Server synchronisierten Zeit, Koordinaten, einem SnapID-Code und einem QR-Code.
• Ein Geofence von 20 m bis 50 km um jeden Standort, mit optionaler Sperre außerhalb der Zone.
• Die Aufnahme wird gesperrt, solange eine App für simulierte Standorte aktiv ist (in Workspaces), gerootete Telefone werden markiert und verspätete Uploads gekennzeichnet.
• Dieselbe Kamera nimmt Arbeitsfotos auf: vorher, nachher, Übergabe, Lieferung.
• Außenstehende (Bauherren, Gebäudeverwaltung) prüfen Fotos selbst auf einer öffentlichen Verifizierungsseite.
• Admins exportieren einen Excel-Stundenzettel nach Zeitraum.

Im direkten Vergleich

Frage	HR-Software	Foto-Zeiterfassungs-App
Lohnabrechnung, Steuern, Versicherung	Ja, oder an ein Lohnmodul angebunden	Nein
Dienstplanung, Urlaub, Überstunden	Ja	Nein
Einstempeln im Büro per WLAN oder Fingerabdruckgerät	Ja	Nein
Foto vor Ort als Nachweis	Je nach Funktionen, meist ein Selfie	Jedes Einstempeln ist ein gestempeltes Foto
Arbeitsfotos im Tagesverlauf	Nicht der Schwerpunkt	Ja
Kunden prüfen Fotos selbst	Nicht der Schwerpunkt	Ja, kein Konto nötig
Einrichtungszeit	Wochen, braucht Konfiguration	Tage
Einstiegskosten	Angebot oder Tarif	Kostenlos bis 5 Personen

Wann Sie was wählen sollten

Wählen Sie HR-Software, wenn:

• Sie mehr als 30 bis 50 Mitarbeiter und eine eigene Person für HR haben.
• Die Vergütung viele Zulagen, Überstunden oder Nachtschichten umfasst, die automatisch berechnet werden sollen.
• Die meisten Mitarbeiter in einem festen Büro oder einer Fabrik arbeiten.

Wählen Sie eine Foto-Zeiterfassungs-App, wenn:

• Ein kleines Team an verschiedenen Standorten, bei Kunden zu Hause oder in Gebäuden arbeitet.
• Die Buchhaltung die Lohnabrechnung noch in Excel macht und nur einen vertrauenswürdigen Stundenzettel braucht.
• Kunden oder Bauherren Arbeitsfotos sehen wollen.

Nutzen Sie beides, wenn:

• Das Büro mit HR-Software einstempelt und das Außendienstteam mit Fotos.
• Sie am Monatsende den Excel-Stundenzettel von der Admin-Website in die Lohnabrechnung exportieren.

Was SnapID Mark nicht bietet

• Keine Lohnabrechnung, Dienstplanung oder Urlaubsverwaltung.
• Noch keine API oder Integration mit MISA AMIS, Base, Tanca oder anderer HR-Software. Daten werden per Excel-Datei übertragen.
• Kein Einstempeln per WLAN, QR, Gesicht oder Stempeluhr.
• Kein SSO.

Weiterführende Artikel:

• Wenn Sie bereits MISA AMIS nutzen und nur Fotonachweise für Außendienstteams brauchen, siehe die Alternative zu MISA AMIS Attendance.
• Eine Vergleichstabelle mit 7 Optionen finden Sie unter Software für die Zeiterfassung von Mitarbeitern.
• Dieselbe Aufteilung funktioniert mit einer Projekt-Zeiterfassung, wie unser Vergleich zur Clockify-Alternative zeigt.
• Ein konkretes Beispiel mit einer vietnamesischen HR-Suite liefert die Base-Checkin-Alternative.
• Wie diese Aufteilung mit 1Office funktioniert, behandelt die Alternative zur Zeiterfassung von 1Office.

FAQ

Sollten wir unsere HR-Software für eine Foto-App aufgeben?

Nicht, wenn Sie darüber eine automatisierte Lohnabrechnung betreiben. Ergänzen Sie die Foto-App für das Außendienstteam und behalten Sie die HR-Software für das Büro.

Wie gelangen die Daten aus SnapID Mark in die Lohnabrechnung?

Exportieren Sie auf der Admin-Website den Excel-Stundenzettel nach Zeitraum und importieren Sie ihn dann mit der Vorlage Ihrer Lohnsoftware. Siehe Daten exportieren.

Eignet sich Foto-Zeiterfassung für Büromitarbeiter?

Sie funktioniert, ist aber meist unnötig. Für ein festes Büro ist WLAN oder eine Stempeluhr schneller. Siehe Zeiterfassungsmethoden im Vergleich.

Jetzt starten

Laden Sie SnapID Mark herunter für Ihr Außendienstteam und erstellen Sie einen kostenlosen Workspace mit 5 Lizenzen auf der Admin-Website. Siehe auch kostenlose GPS-Zeiterfassungs-Apps und wie Sie eine Richtlinie für Foto-Anwesenheit schreiben.

MISA AMIS, Base, Tanca und andere Namen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber und werden nur zu beschreibenden Zwecken verwendet. Die Angaben beruhen auf offiziellen Seiten zum Veröffentlichungsdatum und können sich inzwischen geändert haben.