Mengelola Sales Lapangan dengan Absensi Foto
Absensi sales lapangan tanpa kantor: foto absen masuk di titik pertama, foto kunjungan dengan kode toko, rutinitas tinjauan harian, dan batasannya.
Sales lapangan, merchandiser, dan SPG/SPB jarang sekali datang ke kantor. Mesin absensi sidik jari tidak berguna, dan pesan chat “Saya sudah di toko” tidak bisa dicek. Banyak perusahaan beralih ke absensi dan laporan dengan foto yang memuat waktu dan lokasi. Panduan ini membahas sisi manajemennya: cara absen masuk, cara meninjau, dan aturan apa yang perlu ditetapkan.
Untuk foto apa saja yang perlu diambil di setiap toko (display, POSM, share of shelf), lihat foto kunjungan toko ritel.
Tiga jenis foto dalam satu hari rute
| Foto | Kapan | Tujuan |
|---|---|---|
| Absen masuk | Di toko pertama atau titik kumpul | Mencatat mulai kerja |
| Foto kunjungan | Di setiap toko | Menunjukkan sales benar-benar datang dan mencatat kondisi toko |
| Absen pulang | Di titik terakhir | Mencatat selesai kerja |
Memisahkan ketiganya membuat lembar waktu tidak tercampur dengan foto laporan. Foto kunjungan adalah foto kerja biasa yang membawa kode toko dan rute agar bisa difilter nanti.
Cara menyiapkan lokasi kerja dan zona
Tim lapangan punya dua pilihan:
- Tambahkan toko sebagai lokasi kerja, masing-masing dengan radiusnya sendiri. Foto yang diambil di luar zona mendapat tanda Di luar area lokasi kerja untuk ditinjau supervisor. Paling cocok untuk rute tetap dengan jumlah toko yang masih terkelola.
- Tambahkan hanya titik kumpul (gudang, cabang), lalu catat toko di kolom Kode toko. Paling cocok untuk rute yang sering berubah.
Jika Anda mengaktifkan wajib absen masuk di dalam zona, aplikasi memblokir foto Absen masuk di luar lokasi kerja. Untuk sales berbasis rute, pikirkan ini baik-baik: titik pertama setiap hari harus berada di dalam lokasi kerja yang sudah Anda tambahkan. Untuk saran radius, lihat radius geofence untuk absensi.
Apa yang perlu dimuat foto kunjungan
Buat beberapa kolom kustom di situs admin:
- Kode toko (teks atau daftar), wajib.
- Rute (daftar).
- Jenis foto: tampak depan toko, rak, POSM, stok (daftar).
- Ada pesanan (kotak centang), jika berguna.
Lalu tetapkan templat stempel wajib untuk tim agar setiap foto menampilkan waktu, alamat, kode toko, dan logo. Anggota hanya bisa memotret dengan templat yang ditetapkan perusahaan. Lihat Templat stempel.
Tinjauan harian 15 menit untuk supervisor
- Buka Absensi di situs admin dan cek siapa yang berstatus Absen masuk tidak ada, Terlambat, atau Tidak hadir.
- Buka Foto, filter berdasarkan tanggal dan peringatan. Periksa foto bertanda Di luar area lokasi kerja atau Akurasi GPS rendah. Lihat Tanda pada foto.
- Filter berdasarkan Rute untuk melihat berapa toko yang dikunjungi setiap sales.
- Klik Tandai sudah ditinjau pada foto yang sudah Anda periksa.
Di akhir bulan, ekspor lembar waktu Excel dan Excel foto (setiap kolom kustom menjadi satu kolom) untuk menghitung kunjungan per sales dan per rute. Lihat Ekspor data.
Aturan yang layak ditulis
- Jam mulai, titik awal, dan apa yang terjadi jika seseorang lupa absen masuk.
- Jumlah foto minimum yang wajib di setiap toko.
- Cara menangani foto bertanda. Tanda bukan berarti kecurangan, hanya berarti ada yang perlu ditanyakan.
- Lokasi hanya dicatat saat foto diambil, tidak pernah dilacak sepanjang hari.
Templat kebijakan lengkap ada di kebijakan absensi foto. Untuk pola kecurangan umum dan cara menguranginya, lihat mencegah kecurangan absensi.
Batasan yang perlu diketahui sejak awal
SnapID Mark bukan software sales force automation atau software manajemen distributor. Secara spesifik:
- Tidak ada pelacakan rute dan tidak ada peta perjalanan sehari. Lokasi hanya dibaca saat aplikasi dibuka untuk mengambil foto.
- Tidak ada pengukuran lama waktu di toko. Anda bisa memperkirakannya dari foto pertama dan terakhir di sebuah toko.
- Tidak ada perencanaan rute, pencatatan pesanan, manajemen stok, atau promosi.
- Tidak ada absen masuk lewat Wi-Fi atau pengenalan wajah, tidak ada penggajian.
- Belum ada API atau integrasi, tidak ada SSO.
Jika Anda sudah memakai software penjualan, SnapID Mark bisa berjalan berdampingan untuk foto yang bisa diverifikasi dan absen masuk dengan foto.
FAQ
Bagaimana jika sales memakai aplikasi GPS palsu?
Di ruang kerja, aplikasi memblokir pengambilan foto saat mendeteksi aplikasi lokasi palsu (mock location). Lihat Lokasi dan GPS.
Bisakah sales absen masuk tanpa sinyal di pasar atau basement?
Bisa. Absensi memakai waktu pengambilan yang tepercaya, dan foto diunggah saat sinyal kembali. Foto yang diunggah lebih dari 15 menit terlambat diberi tanda agar Pemilik dan Admin bisa mengeceknya. Lihat Absensi foto.
Apakah wajib selfie?
Tidak. Foto Absen masuk dan Absen pulang bisa memakai kamera depan atau belakang. Banyak tim memotret tampak depan toko sebagai ganti selfie.
Mulai sekarang
Unduh SnapID Mark, buat ruang kerja di situs admin, lalu uji coba di satu rute selama seminggu. Untuk membandingkan aplikasi absensi lain, lihat perbandingan aplikasi absensi foto.