फ़ोटो चेक-इन से फ़ील्ड सेल्स टीम का प्रबंधन
बिना ऑफ़िस वाले फ़ील्ड सेल्स रिप्रेज़ेंटेटिव की हाज़िरी: पहले स्टॉप पर क्लॉक इन फ़ोटो, स्टोर कोड वाली विज़िट फ़ोटो, रोज़ की समीक्षा और सीमाएँ।
फ़ील्ड सेल्स रिप्रेज़ेंटेटिव, मर्चेंडाइज़र और प्रमोटर शायद ही कभी ऑफ़िस आते हैं। फ़िंगरप्रिंट मशीन उनके किसी काम की नहीं, और चैट पर “मैं स्टोर पर हूँ” लिख देने की जाँच नहीं हो सकती। इसलिए बहुत सी कंपनियाँ समय और लोकेशन वाली फ़ोटो से हाज़िरी और रिपोर्टिंग की ओर बढ़ रही हैं। यह गाइड प्रबंधन वाले पहलू पर है: क्लॉक इन कैसे करें, समीक्षा कैसे करें और कौन से नियम तय करें।
हर स्टोर पर कौन सी फ़ोटो लेनी हैं (डिस्प्ले, POSM, शेल्फ़ में हिस्सेदारी), इसके लिए देखें रिटेल स्टोर विज़िट फ़ोटो।
रूट वाले दिन में तीन तरह की फ़ोटो
| फ़ोटो | कब | मकसद |
|---|---|---|
| क्लॉक इन | पहले स्टोर या मिलने की जगह पर | काम शुरू होने का समय दर्ज करती है |
| विज़िट फ़ोटो | हर स्टोर पर | दिखाती है कि रिप्रेज़ेंटेटिव वहाँ था और स्टोर की स्थिति दर्ज करती है |
| क्लॉक आउट | आख़िरी स्टॉप पर | काम ख़त्म होने का समय दर्ज करती है |
इन्हें अलग रखने से टाइमशीट रिपोर्ट वाली फ़ोटो के साथ नहीं मिलती। विज़िट फ़ोटो आम काम की फ़ोटो होती हैं, जिन पर बाद में फ़िल्टर करने के लिए स्टोर कोड और रूट दर्ज होता है।
साइट और ज़ोन कैसे सेट करें
फ़ील्ड टीमों के पास दो विकल्प हैं:
- स्टोर को साइट के रूप में जोड़ें, हर एक का अपना दायरा हो। ज़ोन के बाहर ली गई फ़ोटो पर साइट क्षेत्र से बाहर की चेतावनी लगती है, जिसकी समीक्षा सुपरवाइज़र करता है। यह तय रूट और सँभालने लायक संख्या वाले स्टोर के लिए सबसे अच्छा है।
- सिर्फ़ मिलने की जगहें जोड़ें (गोदाम, ब्रांच), और स्टोर को स्टोर कोड फ़ील्ड में दर्ज करें। यह बार-बार बदलने वाले रूट के लिए सबसे अच्छा है।
अगर आप ज़ोन के अंदर ही क्लॉक इन ज़रूरी चालू करते हैं, तो ऐप साइट के बाहर क्लॉक इन फ़ोटो रोक देता है। रूट पर चलने वाले रिप्रेज़ेंटेटिव के लिए इस पर सोच-समझकर फ़ैसला करें: हर दिन का पहला स्टॉप आपकी जोड़ी गई किसी साइट के अंदर होना चाहिए। दायरे की सलाह के लिए देखें हाज़िरी के लिए जियोफ़ेंस का दायरा।
विज़िट फ़ोटो पर क्या होना चाहिए
एडमिन वेबसाइट पर कुछ कस्टम फ़ील्ड बनाएँ:
- स्टोर कोड (टेक्स्ट या सूची), ज़रूरी।
- रूट (सूची)।
- फ़ोटो का प्रकार: दुकान का सामने वाला हिस्सा, शेल्फ़, POSM, स्टॉक (सूची)।
- ऑर्डर लिया गया (चेकबॉक्स), अगर काम का हो।
फिर टीम के लिए एक ज़रूरी स्टैम्प टेम्पलेट सेट करें, ताकि हर फ़ोटो पर समय, पता, स्टोर कोड और लोगो दिखे। सदस्य सिर्फ़ उन्हीं टेम्पलेट से फ़ोटो ले सकते हैं जो कंपनी तय करती है। देखें स्टैम्प टेम्पलेट।
सुपरवाइज़र के लिए रोज़ 15 मिनट की समीक्षा
- एडमिन वेबसाइट पर हाज़िरी खोलें और देखें कि किसका क्लॉक इन गायब, देर से या अनुपस्थित है।
- फ़ोटो खोलें, तारीख और चेतावनियों से फ़िल्टर करें। साइट क्षेत्र से बाहर या कम GPS सटीकता वाली फ़ोटो देखें। देखें फ़ोटो की चेतावनियाँ।
- रूट से फ़िल्टर करके देखें कि हर रिप्रेज़ेंटेटिव ने कितने स्टोर विज़िट किए।
- जाँची गई फ़ोटो पर समीक्षित के रूप में चिह्नित करें पर क्लिक करें।
महीने के अंत में Excel टाइमशीट और फ़ोटो Excel (हर कस्टम फ़ील्ड एक कॉलम बनता है) एक्सपोर्ट करें, ताकि हर रिप्रेज़ेंटेटिव और हर रूट की विज़िट गिनी जा सकें। देखें डेटा एक्सपोर्ट करें।
कौन से नियम लिखकर रखने लायक हैं
- शुरू होने का समय, शुरुआती जगह, और कोई क्लॉक इन भूल जाए तो क्या होगा।
- हर स्टोर पर कम से कम कितनी फ़ोटो ज़रूरी हैं।
- चेतावनी वाली फ़ोटो कैसे सँभाली जाएँगी। चेतावनी का मतलब धोखाधड़ी नहीं, बस इतना कि किसी बात पर सवाल पूछना है।
- लोकेशन सिर्फ़ फ़ोटो लेते समय दर्ज होती है, पूरे दिन कभी ट्रैक नहीं होती।
पूरी नीति का टेम्पलेट फ़ोटो हाज़िरी नीति में है। धोखाधड़ी के आम तरीकों और उन्हें कम करने के लिए देखें हाज़िरी में धोखाधड़ी रोकें।
पहले से जान लेने वाली सीमाएँ
SnapID Mark सेल्स फ़ोर्स ऑटोमेशन या डिस्ट्रीब्यूटर मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर नहीं है। ख़ास तौर पर:
- रूट ट्रैकिंग नहीं और दिन भर के रास्ते का मैप नहीं। लोकेशन सिर्फ़ तब पढ़ी जाती है जब फ़ोटो लेने के लिए ऐप खुला हो।
- स्टोर पर बिताए समय का माप नहीं। आप किसी स्टोर पर पहली और आख़िरी फ़ोटो से इसका अंदाज़ा लगा सकते हैं।
- रूट प्लानिंग, ऑर्डर लेना, स्टॉक या प्रमोशन मैनेजमेंट नहीं।
- Wi-Fi या चेहरा पहचान से क्लॉक इन नहीं, पेरोल नहीं।
- अभी API या इंटीग्रेशन नहीं, SSO नहीं।
अगर आप पहले से सेल्स सॉफ़्टवेयर चला रहे हैं, तो सत्यापित की जा सकने वाली फ़ोटो और फ़ोटो से क्लॉक इन के लिए SnapID Mark उसके साथ चल सकता है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
अगर कोई रिप्रेज़ेंटेटिव नकली GPS ऐप इस्तेमाल करे तो?
वर्कस्पेस में, नकली लोकेशन ऐप पकड़े जाने पर ऐप कैप्चर रोक देता है। देखें लोकेशन और GPS।
क्या बाज़ार या बेसमेंट में बिना सिग्नल के क्लॉक इन हो सकता है?
हाँ। हाज़िरी भरोसेमंद कैप्चर समय पर चलती है, और सिग्नल लौटने पर फ़ोटो अपलोड हो जाती है। 15 मिनट से ज़्यादा देर से अपलोड हुई फ़ोटो पर चेतावनी लगती है ताकि मालिक और एडमिन जाँच सकें। देखें फ़ोटो से हाज़िरी।
क्या सेल्फ़ी ज़रूरी है?
नहीं। क्लॉक इन और क्लॉक आउट फ़ोटो आगे या पीछे, किसी भी कैमरे से ली जा सकती हैं। बहुत सी टीमें सेल्फ़ी की जगह दुकान के सामने की फ़ोटो लेती हैं।
शुरू करें
SnapID Mark डाउनलोड करें, एडमिन वेबसाइट पर वर्कस्पेस बनाएँ और एक हफ़्ते के लिए किसी एक रूट पर इसे आज़माएँ। दूसरे हाज़िरी ऐप की तुलना के लिए देखें फ़ोटो हाज़िरी ऐप की तुलना।